FAQ

Formazione a distanza

• Ci sono dei limiti di tempo per la formazione a distanza? Si possono erogare 4 ore consecutive di formazione oppure è obbligatorio fare una pausa dopo 2 ore, ripristinando successivamente la connessione?
  La durata dell’attività didattica giornaliera non dipende dalla modalità di erogazione, in aula o in videoconferenza, ferma restando la probabile difficoltà a mantenere collegamenti continuativi per un numero molto elevato di ore e il rispetto dei massimali indicati nelle norme.

• In caso di video conferenza tramite Skype o altro programma, cosa significa che occorre inserire nel registro il codice identificativo degli allievi collegati?
  Si intende che occorre precisare per ciascuno l’identificativo di contatto, ossia il cosiddetto “nickname” che identifica ogni utente. Al fine di consentire la verifica dell’anagrafica degli utenti ai quali è stato erogato il servizio, sarà necessario documentare per ciascuno la corrispondenza del contatto - il cosiddetto nickname – su Skype o altro programma all’utente, tramite invio del nickname attraverso l’indirizzo di posta elettronica o SMS tramite numero cellulare registrati in Sifer nella scheda anagrafica.

• Occorre inserire il nick name in ogni pagina del registro ovvero per ogni lezione?
  

  Si precisa che tale corrispondenza può essere tracciata una sola volta. Occorre allegare alla bandella del registro un’autodichiarazione del legale rappresentante che elenca e attesta tutti i codici identificativi. Tale autodichiarazione va inoltre inviata come mera comunicazione al referente di gestione (Regione o Organismo Intermedio), che provvederà all’inserimento della stessa in SIFER agli atti dell’operazione. 
  Dal 22/02/2022, al fine di semplificare le procedure in essere, non sarà più necessario inviare i “nick-name” al referente di gestione (Regione o sua articolazione territoriale);  dovranno essere comunque sempre conservati agli atti del Soggetto Attuatore, allegati ai rispettivi registri, a disposizione per le eventuali verifiche da parte della PA. Sarà necessario, invece, allegarli ad ogni domanda di rimborso.

• Come si registrano le eventuali assenze nelle giornate di videoconferenza?
  Si deve procedere all’inserimento nelle pagine del registro, alle relative giornate di lezione, la dicitura PRESENTE/ASSENTE in corrispondenza degli utenti collegati/non collegati.

• Possono essere creati account ad hoc per ogni partecipante?
  Nel caso in cui siano creati account ad hoc costituiti da nome e cognome del partecipante ed estensione dell’ente, non bisogna modificare le schede utenti in SIFER, al fine di permettere la reperibilità degli stessi anche dopo la conclusione delle attività.

• Per quali tipologie di attività si può far ricorso alla videoconferenza o comunque agli strumenti anche individuali per l’erogazione a distanza?
  Per le attività formative (corsuali, indipendentemente dalla tipologia) e le attività di orientamento approvate o autorizzate nonché per le azioni individuali quali SRFC e altre attività di accompagnamento individuale previsto nello specifico Invito.

• È possibile ricorrere a tale modalità anche per le azioni di accompagnamento (tipologia A08) nelle Operazioni di formazione per le imprese?
  Ad oggi, stante la specificità, le modalità/metodologie e gli obiettivi attesi di trasferimento delle competenze nei contesti organizzativi che le contraddistinguono, non è possibile dare continuità con strumenti di formazione a distanza. La presente risposta è da intendersi superata dalla nota PG/2020/0305302 del 21/04/2020 (248.99 KB), che estende anche alle azioni di accompagnamento (tipologia A08) presenti nelle Operazioni di formazione per le imprese, la possibilità di erogazione della misura ricorrendo ai sistemi di videoconferenza per l’erogazione a distanza secondo le modalità già descritte nelle disposizioni regionali emanate e pubblicate nella sezione dedicata del portale Formazione e Lavoro. Resta inteso che, come richiesto espressamente dai relativi Inviti, tali azioni possono essere erogate solo dopo le ore di formazione continua previste nelle Operazioni di riferimento.

• È possibile ricorrere a differenti piattaforme per la formazione a distanza?
  Si, è nella autonomia dell’Ente valutare gli strumenti adeguati che permettano di procedere in coerenza con le procedure descritte nell’Allegato 1 “Esemplificazione delle procedure per la corretta attivazione e documentazione della video conferenza” della nota prot. PG/2020/0204353 del 09/03/2020 (811.37 KB), ovvero di tracciare quanto nella stessa specificato. 

• Occorre predisporre un verbale per ogni sessione di lavoro?
  Per ogni sessione si dovrà effettuare uno screenshot della finestra dei presenti loggati, ovvero usare la reportistica dell’applicativo utilizzato attestante i collegamenti effettuati, che deve dare traccia dell’effettivo tempo di collegamento dell’utente (in entrambe le modalità dovranno essere indicate la data, l’orario di entrata e di uscita riferito al collegamento). Tale documentazione completa il registro/scheda vidimata regolarmente compilato dal coordinatore/tutor. Tale documentazione costituisce il “verbale finale attestante lo svolgimento effettivo dell’attività” di cui all’Allegato 1 “Esemplificazione delle procedure per la corretta attivazione e documentazione della video conferenza” della nota prot. PG/2020/0204353 del 09/03/2020. (811.37 KB) 

• Nel caso si faccia ricorso alla video conferenza occorre inviare specifica comunicazione?
  Occorre inserire, nel rispetto delle tempistiche previste, i calendari in SIFER, specificando nel campo “eventuale altra sede” la dicitura “Videoconferenza - ordinanze Coronavirus”. Non dovranno essere inviate ulteriori comunicazioni, in quanto resta nella responsabilità dei soggetti attuatori verificare la corretta applicazione di quanto indicato nell’Allegato 1 “Esemplificazione delle procedure per la corretta attivazione e documentazione della video conferenza” della nota prot. PG/2020/0204353 del 09/03/2020 (811.37 KB). In caso di attività non corsuale che non prevede il caricamento del calendario in SIFER (quale ad esempio l'orientamento), tale specifica dovrà essere inserita nel SAL finale, indicando le ore svolte in video conferenza, fermo restando che tale indicazione dovrà essere riportata nei singoli diari di bordo, come sopra specificato nel riquadro dedicato alla “Sede” . 

• Come allineare eventuali lezioni già svolte e per le quali non è stata inserita la specifica in SIFER?
  Al fine di allineare le situazioni precedenti a tale precisazione, si invitano i Soggetti Attuatori a inviare, mediante mail indirizzata al referente di gestione della singola operazione (RER o Organismo Intermedio), una dichiarazione in formato PDF sottoscritta dal Legale Rappresentante (o da chi ne fa le veci) in cui dovranno essere indicati, per ogni  Rif pa, i progetti per i quali è necessario inserire la dicitura sopra riportata. A titolo esemplificativo, nella DICHIARAZIONE dovrà essere indicato per ogni Rif pa/ progetto che le lezioni calendarizzate a partire dalla vigenza del DPCM del 1/3/2020, ossia dal 2/3/2020, e  così come in dettaglio riportato ( ...... ),  sono state svolte in modalità "a distanza" attraverso sistemi di videoconferenza e che è trattenuta agli atti la documentazione a supporto, come previsto nelle note reperibili nella sezione di questo portale dedicata al Coronavirus.

• Quali elementi devono essere riportati nel registro?
  Occorre inserire per ogni partecipante la dicitura “assente/presente”, riportare l’orario della lezione - che deve coincidere con il report dello strumento di video conferenza (si richiede di riportare gli orari esatti senza alcun arrotondamento) - riportare il nome del docente specificando “collegato via Webinar” e riportando il nickname identificativo del docente. Si potrà inoltre indicare il nome del programma utilizzato (es. Skype, Hangouts, ecc.).
  

  I due documenti (registro presenze e reportistica) devono essere, pertanto, identici per quanto concerne gli orari di entrata e uscita e, quindi, SENZA arrotondamenti. È  ovvio però che nel totale ore di frequenza va messo quello corrispondente all'effettiva quantificazione per il calcolo della frequenza e, pertanto, potranno/dovranno essere effettuati i necessari arrotondamenti. S'intende quindi, come da esempi di seguito riportati che gli orari di entrata e di uscita (connessione e disconnessione) devono essere riportati sul registro come da reportistica, per una semplicità di registrazione di chi deve apportare i dati nel registro (tutor o coordinatore) e chi deve successivamente controllare (verificatore P.A.) in modo celere, mentre il totale delle ore frequentate può essere arrotondato per una maggiore semplicità di calcolo delle ore effettivamente frequentate ai fini anche del calcolo del valore maturato). L'arrotondamento può essere fatto per approssimazione al quarto di ora (15 minuti) e va fatto per eccesso o per difetto a seconda che rispetto all'orario esatto di cui alla reportistica sia più congrua l'approssimazione per difetto o per eccesso.
  Esempi:
  1) Lezione da calendario SIFER dalle 9:00 alle 12:00 (3 ore), il partecipante arriva 30 minuti prima ed esce 7 minuti dopo:
  su registro e report si registrerà per la presenza dello specifico utente 8:30 - 12:07 mentre nel totale ore di presenza per la giornata di quello specifico utente (su registro) 3 ore
  2) lezione da calendario SIFER dalle 9:00 alle 12:00 (3 ore), il partecipante arriva 5 minuti dopo ed esce 7 minuti prima:
  su registro e report si registrerà per la presenza dello specifico utente 9:05 - 11:53 mentre nel totale ore di presenza per la giornata di quello specifico utente (su registro) 3 ore
  3) lezione da calendario SIFER dalle 9:00 alle 12:00 (3 ore), il partecipante arriva 12 minuti dopo ed esce 12 minuti prima:
  su registro e report si registrerà per la presenza dello specifico utente 9:12 - 11:48 mentre nel totale ore di presenza per la giornata di quello specifico utente (su registro) 2:30 ore
  4) lezione da calendario SIFER dalle 9:00 alle 12:00 (3 ore), il partecipante arriva 12 minuti dopo ed esce 7 minuti prima:
  su registro e report si registrerà per la presenza dello specifico utente 9:12 - 11:53 mentre nel totale ore di presenza per la giornata di quello specifico utente (su registro) 2:45 ore

• Come riportare eventuali interruzioni della connessione del docente?
  Un'interruzione della connessione comporta un'interruzione dell’attività erogata e, pertanto, deve essere tracciata per determinare la durata complessiva della lezione.

  Nel caso di ritardi di lieve entità da parte del docente nella connessione ad avvio lezione e di termine lezione anticipato di pochi minuti (es. max 10 minuti complessivi tra ritardo in avvio e chiusura anticipata), l'unità di lezione verrà comunque ritenuta interamente erogata, come da calendario in Sifer. 
  Si precisa che i dieci minuti di tolleranza per unità di lezione sono intesi solo per l’intera seduta antimeridiana o pomeridiana, indipendentemente dal numero dei docenti coinvolti.

• Come riportare eventuali interruzioni della connessione degli allievi?
  Se le interruzioni sono di breve durata non saranno oggetto di computo al fine della determinazione delle ore di frequenza al termine dei partecipanti. Nel caso in cui il partecipante “abbandoni” la video conferenza, deve essere riportato sul registro l’orario di uscita. Analogamente, deve essere riportato l’eventuale accesso dopo un significativo lasso di tempo dall’avvio delle videoconferenza. 

• Rispetto ai percorsi di formazione regolamentata in Operazione autorizzata è possibile richiedere, nel limite massimo previsto dalla normativa di riferimento, l’aumento o l’introduzione di ore di formazione e-learning, ossia in modalità asincrona?  
  È possibile, presentando richiesta formale di modifica progettuale inviando una Pec al Servizio Attuazione, alll'indirizzo attuazioneIFL@postacert.regione.emilia-romagna.it

• 25/05/2020 - Nel caso di percorsi che non abbiano ancora potuto attivare lo stage previsto dall’annualità di riferimento, potrà essere comunque attivato il Progetto d’impresa?
  Il Progetto di impresa è parte dello stage e, pertanto, potrà essere attivato, fermo restando l’impegno dell’ente di formazione a garantire a ogni ragazzo, nel momento in cui ci saranno le condizioni, di fare una esperienza in presenza nei contesti di impresa. Come previsto dalle disposizioni, lo stage potrà essere successivamente attivato della stessa impresa che è corresponsabile del progetto d’impresa o in una impresa diversa. 

• 25/05/2020 - È necessario inviare la “Comunicazione abbinamento stage” anche in caso di progetto d’impresa?
  In linea con quanto disposto nella Delibera di Giunta Regionale n.1298/2015, dovrà sempre essere inviato l'abbinamento allievi-aziende da riportare nell’apposita modulistica “Comunicazione abbinamento stage”. Se l’allievo effettua lo stage tramite progetto di impresa, nella scheda abbinamento andrà indicata l’azienda che ha collaborato alla co-formulazione del progetto di impresa.

Procedure di vidima 

• A quali operazioni approvate dalla Regione si devono applicare le procedure straordinarie per la vidima dei documenti attestanti l’attività svolta?
  La procedura si applica a tutta la documentazione per la quale è previsto l’utilizzo di modulistica appositamente vidimata, a qualsiasi Avviso e Atto di approvazione faccia riferimento. È una modalità semplificata per tener conto della particolare complessità della situazione in atto. Non si applica nel caso in cui alla vidima della documentazione provveda direttamente il soggetto attuatore in quanto soggetto pubblico (a titolo di esempio, le istituzioni scolastiche e le Università).

• Come e a chi deve essere inviata la richiesta di vidima?
  Deve essere inviata tramite PEC al Servizio di competenza, ossia il Servizio Gestione della Regione oppure le Province in caso di operazioni assegnate agli Organismi Intermedi. La richiesta deve essere firmata digitalmente dal Legale Rappresentante (o suo delegato). In alternativa il legale rappresentante (o suo delegato) può apporre alla richiesta firma autografa. In tal caso alla PEC dovrà essere allegato il documento di identità del sottoscrittore.

• Quali sono i casi il cui è valida la procedura di vidima straordinaria?
  Come previsto nella Delibera di Giunta Regionale n. 479 del 12/04/2021, i soggetti attuatori potranno ricorrere alle procedure straordinarie per la vidima dei documenti attestanti le attività, già previste al paragrafo 9 dell’all. 1 della DGR n. 783/2020, dal 30/06/2021, come disposto con le DGR n. 1354/2020 e n. 1915/2020, al 31/10/2021.
  Con la Delibera di Giunta regionale n. 2080/2021 è stato previsto che i soggetti titolari di attività approvate e/o autorizzate possano continuare a ricorrere alle procedure necessarie a tracciare e documentare le attività erogate con la vidima attraverso modalità digitali fino al 30/06/2022.
  Con la nota Prot. 04/05/2022.0434687.U (218.78 KB) si prevede il proseguo della procedura straordinaria per la vidima dei documenti con modalità digitali per la durata del periodo di sperimentazione del Registro Elettronico,  il cui termine è attualmente previsto per il 31 dicembre 2022.
  

Project work

• Cosa si intende per project work?
  Ai sensi della Delibera di Giunta regionale n. 1298/2015, “Il Project work assistito dal tutor rappresenta una fase di sperimentazione attiva di concetti appresi durante la frequenza del percorso formativo. Consiste nell’elaborazione di un documento progettuale, di un manufatto o di una elaborazione multimediale, a carattere formale, concreto e valutabile, riguardante contesti produttivi reali e tipici delle professionalità in esito al percorso, che i formandi devono realizzare applicando le competenze e le conoscenze già acquisite nelle fasi formative teorico pratiche. Durante tale fase i partecipanti vengono supportati da un tutor didattico ed il lavoro realizzato è sempre preceduto da una adeguata impostazione metodologica nonché seguita da una formale valutazione puntuale di ogni lavoro da parte di un docente. I prodotti elaborati dovranno poi essere valutati e discussi con gli altri partecipanti al fine di cogliere la coerenza dell’elaborato con le finalità individuate in sede di programmazione degli stessi. A tale scopo, già in sede di progettazione, dovranno essere puntualmente descritti gli obiettivi specifici, le modalità attuative, organizzative, di monitoraggio e valutazione, nonché la quantificazione di un congruo pacchetto di ore da destinare al rientro in aula. Tale modalità didattica può essere svolta in maniera individuale o di gruppo”. 

• Il project work può essere attivato in Operazioni che comprendono progetti di formazione permanente (tipologia C03)?
  Non potrà essere attivato per tutte le Operazioni approvate in attuazione di Inviti che esplicitavano l’impossibilità di ricorso a tale modalità. Non è pertanto attivabile per le operazioni approvate in risposta agli Inviti di cui alle deliberazioni di Giunta Regionale sottoelencate:
  • DGR 1822/2019 “Legge 14”
  • DGR 1823/2019 “Esecuzione penale adulti" (Azioni 1 e 2)
  • DGR 1256/2019 “Transizioni dai percorsi universitari al lavoro”
  • DGR 1936/2019 “Esecuzione penale minori” (Azione 2)
  • DGR 1937/2019 “Inclusione attiva“( Azioni 1, 2, 3)
  • DGR 2089/2019 “Percorsi di formazione permanente -competenze per l’inclusione e l’occupabilità”. 

• Il project work può essere previsto nei percorsi che prevedono il rilascio di un certificato di qualifica?
  È possibile ma per i percorsi finalizzati all’acquisizione di una qualifica o di una certificazione di competenze il project work non è da intendersi in alcun modo alternativo o sostitutivo dello stage in azienda. Pertanto è possibile, fermo restando il rispetto degli standard formativi di cui al sistema regionale delle qualifiche ovvero delle percentuali minime di stage. 

• Quali procedure devono essere attivate per realizzare un project work nei percorsi a qualifica?
  Dovrà essere predisposto e formalizzato un progetto, condiviso tra tutor e docente, che definisca:
  • obiettivi formativi con riferimento alle capacità e conoscenze relative alla UC di riferimento della qualifica professionale prevista in esito;
  • risultati attesi in termini di “un manufatto o di una elaborazione multimediale, a carattere formale, concreto e valutabile, riguardante contesti produttivi reali e tipici delle professionalità in esito al percorso”. Tutti i prodotti dovranno essere adeguatamente tenuti agli atti dell’ente ricorrendo ai diversi strumenti di archiviazione;
  • le metodologie e modalità didattiche.

Con riferimento alle modalità didattiche, il project work dovrà essere supportato dalla presenza del tutor che, a distanza, monitorerà il lavoro individuale dei partecipanti e dovrà rispettare la seguente struttura:
- introduzione del lavoro all’intero gruppo classe o in piccoli gruppi attraverso una lezione in modalità videoconferenza in plenaria;
- lavoro individuale dei partecipanti finalizzato alla realizzazione del “prodotto” sulla base delle indicazioni, degli obiettivi e delle modalità metodologiche condivise dal tutor. I partecipanti dovranno potersi connettere con il tutor, che dovrà monitorare il lavoro dei singoli i quali, pertanto, non dovranno essere connessi simultaneamente. Dovrà essere garantito, dove necessario, anche l’eventuale supporto del docente;
- valutazione, in itinere e al termine, del lavoro svolto da ogni partecipante in aderenza agli obiettivi prefissati e alle Unità di Competenza interessate dal lavoro in modalità project work;
- restituzione finale sulla attività svolta attraverso una lezione in videoconferenza con tutto il gruppo classe o in piccoli gruppi.

Pertanto, nel caso di riduzione delle ore di aula con formatore e contestuale pari incremento delle ore project work, il costo totale dell’operazione sarà rideterminato in diminuzione tenuto conto del diverso parametro di costo orario (UCS) del PW. In questo caso, se l’operazione prevede più soggetti attuatori con le rispettive quote economiche, sarà necessario riportare nella richiesta anche la tabella riepilogativa con il nuovo riparto delle quote tra i diversi soggetti attuatori dell’operazione.
Dovrà essere inviata tramite PEC al Servizio competente formale richiesta.
La modifica richiesta comporta una diversa distribuzione delle ore tra le modalità formative nei moduli già presenti in SIFER, e pertanto dovrà riportare una tabella riepilogativa contenente l’elenco dei moduli esistenti e la distribuzione, per ciascun modulo, delle ore tra aula e project work.

Orientamento

• 12/05/2020 - E’ possibile utilizzare la telefonata (opportunamente documentata) per i colloqui individuali di orientamento (tip. di azione A01a)?
  E’ possibile erogare le attività di orientamento tramite una videochiamata effettuata con Whatsapp.
  Occorre fare lo screenshot della chiamata che contiene:

1. nome della persona
2. relativo numero di cellulare
3. data della videochiamata
4. orario della chiamata
5. durata della chiamata

Tale documentazione deve essere tenuta agli atti tra la documentazione necessaria per l’ammissibilità della spesa.
Al fine di garantire l’identificazione della persona chiamata si precisa che occorre che il numero di telefono sia correttamente inserito nella scheda anagrafica del partecipante.

Qualifica OSS

• 14/05/2020 - Le esperienze di lavoro possono completare stage già parzialmente realizzati?
  Tutte le esperienze in contesti di lavoro, effettivamente svolte a titolo di stage e come esperienze di lavoro, potranno essere oggetto di valutazione al fine dell’accertamento tramite evidenze purché coerenti e pertinenti rispetto al progetto formativo complessivo e al progetto di stage autorizzato.

• 14/05/2020 - Le esperienze lavorative dovranno essere realizzate in contesti diversi ovvero sia in strutture sanitarie o sociosanitarie e in strutture socioassistenziali?
  Le esperienze nel loro complesso, effettivamente svolte in strutture sanitarie e/o socioassistenziali e/o sociosanitarie, unitamente all’attività teorica possono concorrere all’acquisizione da parte delle persone delle capacità e conoscenze della qualifica. Pertanto, a titolo di esempio, se le evidenze raccolte - con particolare riferimento alla relazione sulle attività svolte redatta dai referenti di struttura - saranno riferibili a capacità e conoscenze di ambito sanitario, anche queste potranno essere accertate per la valorizzazione finalizzata alla copertura dello stage, anche nel caso in cui l’attività lavorativa si sia svolta in struttura non sanitaria.

• 14/05/2020 - Potranno essere valorizzate esperienze lavorative avviate in data antecedente all’11/05/2020, ovvero prima della data di approvazione della delibera n. 457/2000?
  Anche le attività lavorative svolte in data antecedente ma successivamente all’avvio del percorso formativo, e in particolare durante il periodo di emergenza, potranno essere valorizzate al fine della copertura dello stage. Dovrà essere acquisito il contratto di lavoro comprovante il periodo e dovranno essere da subito attivate le indicazioni operative disposte con la deliberazione di Giunta n. 457/2020. In particolare, l’Ente dovrà tempestivamente procedere alla formalizzazione degli obiettivi formativi, garantire, in accordo con la struttura, l’affiancamento da parte del tutor e l’individuazione del referente di struttura, la cui relazione finale dovrà tener conto anche del lavoro svolto in precedenza. Si ricorda che tale documentazione dovrà essere tenuta agli atti. 

• 14/05/2020 - Quali contratti e quali mansioni devono essere previsti per poter valorizzare le esperienze lavorative?
  La tipologia contrattuale e l’inquadramento, anche in termini di mansione prevista nel contratto, non sono predeterminate. È nella responsabilità dell’Ente di formazione e del referente di struttura garantire che le attività svolte dalla persona siano coerenti e pertinenti rispetto al progetto formativo complessivo e al progetto di stage autorizzato. Faranno fede le attività effettivamente svolte, come dichiarate nella relazione del referente di struttura e tenute agli atti dell’ente.

• 25/05/2020 - Potranno essere valorizzate esperienze lavorative svolte in data antecedente all’entrata in vigore alle disposizioni restrittive per il contenimento del rischio epidemiologico, cioè prima del 23 febbraio 2020?
  La Delibera di Giunta Regionale n. 457/2020 ha la finalità di sostenere le persone che avendo già iniziato un percorso formativo per la qualifica di OSS possono rispondere alla domanda di personale espressa dalle strutture regionali, individuando le modalità atte a riconoscerne l’impegno e la disponibilità attraverso la valorizzazione delle esperienze lavorative. Possono pertanto essere valorizzate tutte le esperienze lavorative svolte dopo l’inizio del corso, purché in presenza di regolare contratto di lavoro e della relazione sulle attività svolte formalizzata dal referente della struttura, da conservare agli atti dell’ente di formazione.

Tirocini extracurricolari

Sospensione

• Sono previsti sostegni a favore delle persone impegnate in tirocinio che hanno dovuto sospendere il proprio progetto a causa delle misure finalizzate al contenimento dell’emergenza epidemiologica?
  La Giunta regionale ha stanziato 7 milioni di euro per sostenere le persone inserite in tirocini extra curriculari. Nella consapevolezza che la sospensione comporta necessariamente l’impossibilità di ricevere l’indennità di partecipazione prevista dalle norme, attraverso queste risorse sarà riconosciuto un contributo economico forfettario una tantum per sostenere le persone che erano già impegnate in tali percorsi formativi e di orientamento, prima delle disposizioni nazionali e regionali che ne hanno imposto  la sospensione, e salvo i casi in cui, invece, sia stato possibile proseguire le attività con modalità a distanza.
  Sono in corso di predisposizione le procedure per garantire la corresponsione di tali risorse nei tempi più celeri.
  Tutte le informazioni saranno tempestivamente pubblicate sul sito Formazione e Lavoro e sul sito dell’Agenzia Regionale per il Lavoro

• 20/05/2020 - I tirocini possono ripartire dal 18 maggio?
  L’ordinanza del Presidente della Regione Num. 82 del 17/05/2020, disponibile su https://www.regione.emilia-romagna.it/coronavirus, stabilisce la ripresa dei tirocini in presenza a decorrere dal 18 maggio “laddove il soggetto promotore, quello ospitante e il tirocinante concordino sul riavvio del tirocinio, ferma restando la possibilità di avviare o proseguire il percorso formativo con modalità a distanza; il tirocinio in presenza deve essere svolto, in ogni caso, nel rispetto delle indicazioni tecniche e operative definite nelle linee guida nazionali o nei protocolli regionali previsti per il settore e per lo specifico luogo di lavoro ove si realizza l’attività”

  la ripresa concerne tutti i tirocini extracurriculari attivati ai sensi della normativa regionale, come precisato nel sito regionale dedicato al coronavirus.

• 25/05/2020 - Per ripresa si intende anche la possibilità di avviare nuovi tirocini?
  A seguito dell’Ordinanza del Presidente della Giunta regionale n. 82 del 17/05/2020 possono essere avviati nuovi tirocini in presenza, qualora ricorrano le seguenti condizioni:
  - il soggetto promotore, quello ospitante e il tirocinante concordino sulla ripresa del tirocinio
  - la ripresa avvenga nel rispetto delle indicazioni tecniche e operative definite nelle linee guida nazionali o nei protocolli regionali di regolamentazione delle misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus previsti per il settore e per lo specifico luogo di lavoro ove si realizza l’attività. 

• 25/05/2020 - I tirocini possono proseguire a distanza?
  Fino al termine dell’emergenza sanitaria legata alla diffusione della sindrome da Covid-19 permane la possibilità di avviare o proseguire il percorso formativo con modalità a distanza. 

• 25/05/2020 - La ripresa dei tirocini è obbligatoria?
  La sospensione dei tirocini può essere prolungata, fino al termine dell’emergenza sanitaria legata alla diffusione della sindrome da Covid-19, qualora non sia possibile la ripresa immediata presso il soggetto ospitante.

• 20/05/2020 - Un’azienda che fruisce della cassa integrazione a seguito della sospensione dell’attività imposta dalle disposizioni di contenimento e gestione dell’emergenza da COVID 19:
  

  • Deve interrompere i tirocini attualmente ospitati?

  I tirocini già avviati presso soggetti ospitanti che successivamente fruiscono di CIG straordinaria, in deroga, ordinaria o FIS non devono essere interrotti per tale motivo; in caso di tirocinio già avviato presso soggetto ospitante che fruisce di Cassa Integrazione Guadagni le cui attività siano integralmente sospese o, in caso di sospensione parziale, siano sospese le attività equivalenti a quelle del tirocinio, il tirocinio resta sospeso.
  In caso di riduzione di orario che coinvolga anche il tutor del tirocinante, occorre valutare se la presenza residua del tutor stesso gli consente di seguire il tirocinante nel raggiungimento degli obiettivi formativi.

  • Può ospitare nuovi tirocinanti?

  Salvo specifici accordi con le organizzazioni sindacali comparativamente più rappresentative che permettano l’attivazione di tirocini, possono essere avviati nuovi tirocini solo per attività per le quali i soggetti ospitanti non fruiscono di CIG straordinaria ai sensi del D.lgs n. 148/2015 e CIG in deroga (considerata equivalente nell’ordinamento alla straordinaria). Non è richiesto accordo in caso di fruizione di CIG ordinaria o Fis.  

• Come vanno gestite le comunicazioni obbligatorie per i tirocini sospesi?
  Come comunicato su https://www.cliclavoro.gov.it/Aziende/Adempimenti/Pagine/Comunicazioni-Obbligatorie.aspx, “Per l’invio delle comunicazioni - in caso di tirocinio sospeso in conseguenza dell’interruzione dell’attività produttiva a seguito delle misure adottate per gestire l’emergenza epidemiologica da Covid-19 - occorre procedere come segue: se la scadenza del tirocinio cade nel periodo di sospensione dell’attività produttiva, lo stesso si intende prorogato e la durata originariamente prevista si intende prolungata per il periodo residuo non effettuato a causa della sospensione. La comunicazione di proroga, prevista dall’articolo 4-bis del decreto legislativo n. 181/2000, va effettuata entro 5 giorni dalla data di ripresa dell’attività produttiva dell’azienda presso la quale il tirocinio era svolto, ovvero entro 5  giorni dalla data di ripresa del tirocinio ove non coincidente con la data di ripresa dell’attività produttiva.”

• In caso di sospensione, la proroga del tirocinio di durata equivalente alla sospensione è obbligatoria o sarà facoltà del sogg. Ospitante decidere se applicarla o meno?
  Il tirocinio verrà prorogato al termine della sospensione se i soggetti coinvolti lo ritengono opportuno.

• 07/05/2020 - Come va compilata la scheda presenza tirocinio del periodo mensile in cui ricade la sospensione?
  Si confermano le indicazioni sulla tenuta delle schede di cui alle circolari PG/2019/060179 del 17/07/2019 e PG/2019/0640665 dell’8/8/2019 che prevedono la registrazione sulla scheda di tirocinio delle sole presenze. Al fine di garantire chiarezza e completezza della scheda, si suggerisce di annotare l’eventuale periodo di sospensione del tirocinio in calce alla scheda di tirocinio a cura del tutor aziendale. Il periodo mensile (non i mesi di calendario es. marzo-aprile)  sarà determinato includendo i giorni di sospensione e slittando in avanti di tanti giorni quanti sono quelli della sospensione (slittando in avanti quindi ad es. anche tutto marzo e aprile).

• 26/05/2020 - Oltre alla scheda presenza tirocinio del periodo in cui ricade la sospensione, alla ripresa del tirocinio è possibile correggere le date dei periodi mensili delle schede presenza tirocinio già a suo tempo vidimate per portare a compimento l’attività?
  Sì, è possibile.
  Per maggiore trasparenza, si suggerisce di riepilogare in una nota l’elenco, relativo ad ogni Operazione, delle schede presenza già vidimate per le quali si è operata la correzione, da inviare al referente di gestione, a firma del Coordinatore dell’Operazione.

Indennità

• Il soggetto ospitante è tenuto ad erogare l’indennità di tirocinio anche per il periodo di sospensione?
  Nel periodo di sospensione non sussiste l'obbligo di corresponsione dell'indennità (art 26 quarter, comma 3 L:R: 17/2005 e ss.mm.i.).
  
• Ai tirocinanti il cui tirocinio è stato sospeso, è possibile comunque erogare l’indennità di tirocinio?
  La normativa non prevede divieti in tal senso.
  

Svolgimento a distanza

• 07/03/2022 - Al termine dell’emergenza sanitaria sarà possibile prevedere lo svolgimento a distanza dei tirocini?
  Anche dopo il termine dello stato di emergenza sanitaria sarà possibile ricorrere a modalità di realizzazione dei tirocini che prevedano anche il ricorso alla realizzazione a distanza, con modalità da concordare tra soggetto promotore,  ospitante e tirocinante, purché sussistano le condizioni logistiche, organizzative e che tali modalità consentano lo svolgimento delle attività previste nel progetto formativo e il raggiungimento degli obiettivi formativi del tirocinio.
• Lo svolgimento del tirocinio da remoto con tecnologie telematiche permette di proseguire il tirocinio?
  E’ confermata la possibilità di forme di svolgimento delle attività previste dal progetto formativo alternative alla presenza in azienda, attraverso il pieno utilizzo delle tecnologie telematiche, fatta salva la condivisione da parte dei soggetti coinvolti ovvero del promotore, dell’ospitante e del tirocinante.
  
• Quali sono gli elementi o i requisiti che permettono la prosecuzione del tirocinio nella modalità a distanza?
  Il soggetto promotore dovrà acquisire e tenere agli atti la documentazione che attesti la disponibilità del tirocinante e del soggetto ospitante a svolgere il tirocinio a distanza; dovrà inoltre verificare che la modalità di tirocinio a distanza permetta lo svolgimento delle attività previste dal progetto formativo e il raggiungimento degli obiettivi formativi del tirocinio; dovrà inoltre verificare la presenza delle condizioni sia organizzative (p. es. tutoraggio sia da parte del soggetto promotore che del soggetto ospitante) che tecniche (p.es. strumentazione informatica).
  
• I tirocini avviati presso soggetti ospitanti le cui attività sono integralmente sospese possono proseguire con modalità a distanza?

  No, in nessun caso e con nessuna modalità, indipendentemente dalla tipologia di soggetto ospitante (ovvero dal codice Ateco).

• 12/05/2020 - E' possibile erogare ore di sostegno nei contesti lavorativi a tirocinanti che svolgono il tirocinio in modalità a distanza? E come deve essere registrata tale attività?
  In caso di tirocini a distanza, l’attività di sostegno nei contesti lavorativi potrà essere svolta con colloqui individuali in videochiamata o tramite colloqui in videoconferenza, se coinvolti simultaneamente anche altri soggetti del tirocinio (a titolo di esempio: Tutor aziendale, tutor del Promotore).
  In tal caso, in analogia con quanto specificato nella nota PG/204353 del 09/03/2020, sarà necessario documentare la data, la durata e lo svolgimento delle attività allegando il report rilasciato dallo strumento informatico utilizzato al diario di bordo su cui il consulente registrerà le ore erogate.
  Sarà inoltre necessario documentare la corrispondenza tra l’utente e il contatto su Skype o altro programma  (il cosiddetto nickname) tramite invio dello stesso attraverso l’indirizzo di posta elettronica o attraverso SMS al numero di cellulare presenti in Sifer nella scheda anagrafica.
  La firma del partecipante e degli eventuali altri soggetti coinvolti sarà sostituita dalla dicitura “Collegato tramite ….”.
  Nel campo “Sede/Note” andrà specificato: videoconferenza o colloquio a distanza.

Gestione presenze

• In caso di tirocinio sospeso, come devono essere compilate le presenze su Lavoro per Te?
  Le giornate in cui il tirocinio risulta sospeso non devono essere conteggiate come presenze. A termine tirocinio, sarà possibile aggiungere ulteriori mensilità nel calendario presenze coerentemente con la durata dell’eventuale proroga.
• 07/05/2020 - Come vanno compilate le schede presenza tirocinio in caso di svolgimento a distanza?
  In caso di svolgimento di tirocinio a distanza, la registrazione delle presenze sulla scheda individuale di rilevazione sarà ad opera del tutor aziendale il quale la compilerà quotidianamente nei campi data-orario di ingresso e di uscita-firma tutor aziendale, indicando il partecipante come "Presente in smart working" al posto della firma tirocinante e, in caso di verifica del tutor del Promotore, inserendo la dicitura "Collegato via webinar-skype etc".

  La chiusura della scheda, con la raccolta delle firme o di dichiarazioni da parte dei 3 soggetti a conferma dei dati contenuti nella scheda, potrà avvenire in un secondo momento, non appena possibile.

SRFC

• 03/03/2021 - Il Dossier delle evidenze normalmente è firmato in originale da parte del tirocinante. Nel corso, per questo documento, è sufficiente l’apposizione della firma attraverso gli strumenti della piattaforma che andremo a utilizzare (ad esempio lo strumento firma o disegno) oppure occorre che venga apposta effettivamente su una stampa del Dossier e che quindi questo ci venga restituito in scansione? In quest’ultimo caso, è necessario conservare e dimostrare traccia dell’invio effettuato dal tirocinante? 
  Il Dossier delle evidenze va firmato, anche nel corso delle certificazioni effettuate online. In questo caso è possibile apporre una firma scannerizzata sul PDF con lo strumento “firma o disegno”. L’invio all’ente del Dossier così firmato deve essere fatto dalla casella di posta elettronica dell’utente che nel testo di accompagnamento ne attesterà quindi la presa visione.

Apprendistato professionalizzante

Modalità “videoconferenza” e “formazione strumentata” in remoto per le attività di formazione trasversale e di base in apprendistato professionalizzante

• È possibile ricorrere alla modalità di formazione in videoconferenza ovvero alla formazione erogata a distanza in modalità sincrona, anche per la componente formativa nell’apprendistato professionalizzante?
  Si, tale modalità è applicabile anche per l’apprendistato professionalizzante, come indicato nella circolare prot. PG 2020/0269607 del 03/04/2020, fermi restando i vincoli specifici per tale formazione, ovvero che si deve svolgere in orario di lavoro ed esternamente all’azienda. In merito alla tenuta delle schede di presenza - allegato 3, per le ore erogate in videoconferenza si confermano tutte le disposizioni vigenti sulla vidima e sulla registrazione delle presenze ad eccezione della firma dell’apprendista che viene sostituita dalla dicitura “collegato via … (strumento digitale) con utenza… (riportare nickname)”, supportata sempre dalla reportistica prodotta dalle applicazioni informatiche. Si invitano gli Enti che utilizzeranno questa metodologia a verificare la documentazione, le note e le FAQ disponibili in questa sezione del portale Formazione e Lavoro e verificarne gli eventuali aggiornamenti.
• Quale è la differenza tra le lezioni in videoconferenza e la formazione strumentata?
  La formazione strumentata è la possibilità di effettuare la formazione con supporti didattici adeguati, in presenza del tutor e, quindi, non del docente e in modalità asincrona ovvero utilizzando gli stessi supporti per persone/gruppi diversi in momenti differenti. Per tale modalità è previsto il massimale del massimo 20%, come da DD. 7479/2019. La normativa prevede che il percorso formativo sia completato per le 40 ore previste, consentendo all’apprendista di frequentarlo per intero, recuperando anche eventuali assenze per giusta causa. Le registrazioni delle lezioni fruibili attraverso la strumentazione informatica e le piattaforme possono considerarsi supporti didattici adeguati per la formazione strumentata, a differenza delle lezioni in videoconferenza. La video conferenza è del tutto assimilata e assimilabile all’aula tradizionale prevedendo un docente e un gruppo in formazione che segue la lezione simultaneamente semplicemente a distanza. 
• Tutor e/o coordinatore sono figure obbligatorie e, se è così, devono restare collegati per tutta la durata della formazione oppure è sufficiente in caso di apertura e chiusura della giornata formativa?
  La formazione strumentata, come da DGR. 502/2019, è in presenza di un tutor a supporto dell’apprendista per esigenze legate all’apprendimento. 
• In caso di recupero, se non fosse possibile prevedere il tracciamento tramite report della visione della registrazione da parte dell'apprendista, come si può ovviare?
  Tracciare il collegamento è una condizione necessaria per ammettere le ore. In assenza della documentazione le ore erogate non potranno essere ammesse. 
• Qualora le attività economiche siano attive, ovvero non sospese, è possibile ricorrere alla modalità di formazione con supporti didattici adeguati (formazione strumentata ovvero erogata con il ricorso a tecnologi e a distanza con modalità asincrone) per la componente formativa nell’apprendistato professionalizzante erogata agli apprendisti in smart working? Inoltre, ai fini del controllo per la liquidazione e il riconoscimento del voucher per l’apprendistato professionalizzante, quale documentazione è necessaria per il riconoscimento delle ore effettuate con modalità strumentata nel periodo dell’emergenza COVID-19?
  Si, nei limiti del 20% della formazione strumentata come da deliberazione di Giunta regionale n. 502/2019. Dati i vincoli specifici per la formazione nell’apprendistato professionalizzante, quali formazione esterna all’azienda e in orario di lavoro, la modalità della formazione strumentata può essere utilizzata per i lavoratori in “smart working” nel rispetto dei vincoli suddetti. Le registrazioni delle lezioni fruibili attraverso la strumentazione informatica e le piattaforme possono considerarsi supporti didattici adeguati per la formazione strumentata. Fermo restando il limite del 20% di formazione strumentata, è necessario che il tutor collegato in remoto (dalla sede dell’Ente o dalla propria abitazione) presidi l’attivazione dei collegamenti, la tenuta della scheda e la corretta fruizione dei materiali didattici. Si confermano tutte le disposizioni vigenti sulla vidima e sulla registrazione delle presenze ad eccezione della firma dell’apprendista che viene sostituita dalla dicitura “collegato via…(strumento digitale) con utenza… (riportare nickname)”, supportata sempre dalla reportistica prodotta dalle applicazioni informatiche (screenshot, orari e account registrati sulle piattaforme ecc.). Il nickname utilizzato dall’apprendista deve essere dichiarato dallo stesso. Inoltre, è necessario che il Legale Rappresentante dell’azienda dichiari, ai sensi del D.P.R n. 445/2000, che l’attività economica non è integralmente sospesa e che l’apprendista non è sospeso a zero ore e, pertanto, fruisce dell’attività formativa in orario di lavoro. Il fac simile di dichiarazione da utilizzare è stato inviato agli Enti con circolare prot. PG 2020/0269607 del 03/04/2020.
• Gli apprendisti di imprese le cui attività sono sospese, ma non integralmente, possono partecipare a prescindere dalle aree/figure interessate dalla sospensione indicata nei DPCM, oppure possono partecipare solo quelli appartenenti ad attività non sospese?
  Gli apprendisti possono partecipare sempre nel rispetto della regola che la formazione deve essere svolta in orario di lavoro ed esternamente alla azienda. In tal caso, la dichiarazione resa da Legale Rappresentante deve essere integrata prevedendo una specifica su una sospensione “parziale”. Si raccomanda, pertanto, di far prestare la massima attenzione alle aziende nella richiesta della cassa integrazione e di documentare con precisione l’attività svolta e le persone interessate. È, quindi, possibile coinvolgere gli apprendisti nella formazione esterna purchè risultino occupati o in sospensione “non a zero ore”. È nella autonomia decisionale dell’azienda la scelta di procedere a consentire ai propri apprendisti di realizzare tale formazione esterna durante il periodo di sospensione “non a zero ore”.
• Nella dichiarazione che deve rilasciare il datore di lavoro si dice che: “le attività economiche della azienda, anche se sospese ai sensi del decreto del Ministro dello sviluppo economico del 25 marzo 2020, proseguono in quanto organizzate in modalità a distanza o lavoro agile e pertanto non sono state sospese integralmente”. Nei casi in cui l’azienda sia chiusa e non è stato possibile attivare il lavoro agile o a distanza, se l’azienda intende attivare solo per gli apprendisti l’accesso alla formazione in webinar, retribuendoli come orario di lavoro normale, e quindi dando solo a loro la possibilità di accedere per il webinar al lavoro agile (che in questo caso coinciderebbe con la formazione) è possibile? Se è possibile, possiamo modificare la dicitura prevista nella dichiarazione del datore di lavoro?
  Sì, è possibile, ma SOLO SE IN ORARIO DI LAVORO, oltre che esternamente alla azienda. La dichiarazione può essere integrata con la dicitura che la formazione viene svolta in orario di lavoro. Si raccomanda di far prestare la massima attenzione alle imprese nella richiesta della cassa integrazione e di documentare con precisione l’attività svolta.

• 15/09/2020 - Abbiamo attribuito un voucher per un apprendista assunto a luglio 2019. A fine maggio 2020 ha iniziato la formazione in webinar, ma purtroppo è riuscito a svolgere solo una parte della formazione prevista, perché a partire da giugno è tornato in cassa integrazione a zero ore e pertanto non può svolgere alcuna attività formativa. Qualora questa situazione permanesse fino a fine anno,  vale la proroga del periodo formativo solo fino al 31/12/2020, come da DGR: 678/2020, oppure ci saranno ulteriori proroghe?
  In realtà la DGR 678/2020 prevede tale casistica. Nel dispositivo viene indicato: “… i suddetti termini del 31/12/2020 e del 31/7/2021 sono eventualmente rideterminati, per ciascun apprendista, in funzione di eventuali proroghe del contratto ai sensi di quanto previsto dall’art. 2 del D.Lgs. n. 148/2015 in premessa citato, qualora non coincidenti con il periodo di sospensione della formazione in presenza, ovvero a far data dal 23 febbraio 2020 al 7 giugno 2020 …”. Per l’autorizzazione relativa ai casi specifici, l’Ente di formazione dovrà procedere con l’invio di una PEC al Servizio Gestione e liquidazione degli interventi delle politiche educative, formative e per il lavoro e supporto all’autorità di gestione FSE, Gcr@postacert.regione.emilia-romagna.it, in modo che, in base alla documentazione presentata, sia possibile valutare la richiesta per l’ammissione.

• In merito alla PG/2020/0269607 "Apprendistato professionalizzante", abbiamo iniziato un’aula in videoconferenza e avremmo necessità di sapere se potremo continuare la formazione in videoconferenza anche successivamente al termine previsto dai DPCM, ovvero oltre il 03/05/2020 oppure se dobbiamo obbligatoriamente concludere la formazione in presenza fisica in aula, quando saranno terminate le misure di contenimento da parte del Governo e /o della Regione.
  Nella nota PG/2020/0269607 viene richiamata la circolare precedente PG/2020/0186616 del 3/3/2020, in cui veniva indicato:“ Pertanto, al fine di pregiudicare il meno possibile la regolare realizzazione delle attività formative, in vigenza di quanto disposto nel DPCM in oggetto e per il periodo che dovesse risultare necessario, gli Enti possono organizzare le lezioni a distanza, attraverso sistemi di videoconferenza, garantendo la tracciabilità dello svolgimento delle stesse e della partecipazione, sebbene a distanza, degli utenti.”. Pertanto eventuali e prossime integrazioni saranno trasmesse ai Soggetti Attuatori e saranno disponibili in questa sezione del portale Formazione e Lavoro.

Requisiti delle piattaforme

• Sono previsti dei requisiti minimi che la piattaforma di videocoferenza deve avere per essere conforme con le richieste della RER, oltre alla possibilità di tracciare i collegamenti (data, orario ingresso, orario uscita, conteggio connessione)?
  Non sono state fornite indicazioni sulla piattaforma da utilizzare. E’ invece indispensabile che lo strumento consenta di tenere traccia dei collegamenti (nickname, ecc…). E’ inoltre importante prestare attenzione agli orari dei collegamenti che devono coprire completamente le ore previste di lezione. Infatti eventuali ritardi nei collegamenti, se non recuperati, non consentono il riconoscimento pieno delle ore di formazione. Per esempio: un collegamento dalle 09.05 alle 13.00 non copre la completa frequenza delle 4 ore di lezione. 

Comunicazioni di avvio e calendari delle attivita’ formative

• Rispetto alle lezioni in videoconferenza o alle lezioni in modalità strumentata da remoto, i calendari di tali attività formative devono essere inseriti come previsto nelle sezioni dedicate all’apprendistato nel portale on-line degli Enti oppure è necessario seguire un'altra procedura?
  Sì, la modalità è la stessa che in precedenza, ovvero inserire nei portali on-line degli Enti i calendari comprensivi delle indicazioni di data, orario, tipologia di corso, titolo corso, ID voucher dei partecipanti. Nella programmazione dei calendari sui vostri portali dovrete indicare “Video conferenza - ordinanze Coronavirus”. Inoltre, per consentire le verifiche in loco, sarà opportuno indicare anche un recapito telefonico del tutor.
• Quale iter dobbiamo seguire per poter avviare questa tipologia di formazione? E’ necessario inviarvi qualche comunicazione preliminare?
  Valgono le regole e le consuete modalità utilizzate prima della emergenza COVID-19. Sui portali dei Soggetti attuatori si deve registrare la calendarizzazione delle attività formative, come previsto dalla normativa regionale, indicando “Video conferenza - ordinanze Coronavirus”. Inoltre, per consentire le verifiche in loco, sarà opportuno indicare anche un recapito telefonico del tutor.

Numero di partecipanti ammessi

• In merito alla possibilità di attivare lezioni in videoconferenza per proseguire con la formazione in ambito apprendistato in questa fase di emergenza, il numero dei partecipanti ad ogni videolezione deve rispettare il numero massimo di n. 15 persone più eventuali recuperi?
  Valgono le regole già individuate dalla DGR 502/2019 e DD 7479/2019, ovvero quindi 15 persone collegate, fatta eccezione per i recuperi.

Lettera di conferimento incarico e modulo di attribuzione del voucher – allegato 1

• In questa fase di emergenza, per i nuovi apprendisti possiamo recuperare il modulo di Attribuzione voucher e/o la lettera di conferimento incarico in un secondo momento, in modo che nel frattempo l’apprendista inizi a fare la formazione a distanza, oppure è possibile che il conferimento di incarico sia firmato non in originale da parte dell’apprendista, dato che si trova a casa in smartworking?
  Sarebbe in alternativa possibile per gli apprendisti inviare la conferma dell’attribuzione del voucher e dell’incarico tramite ad esempio skype il primo giorno di formazione, e ricevere da loro allo stesso modo conferma, in modo da essere certi che ricevano i documenti e che diano l’adesione?
  Se il conferimento di incarico e l’attribuzione del voucher vengono concordati per e-mail e non in presenza, possono essere confermati anche a mezzo e-mail, in cui si deve attestare che si sta procedendo alla firma del conferimento incarico, allegando SEMPRE il documento di identità. Tale documentazione deve essere tenuta agli atti. Inoltre, data la particolare situazione emergenziale, si consiglia di procedere seguendo le indicazioni che ANPAL, Agenzia Nazionale per le Politiche Attive, ha fornito nel tutorial al link (in particolare a partire dal minuto 08.28 del video). Nella parte finale del video vengono illustrate 2 modalità di firma di un documento in formato pdf. Il documento firmato con le modalità indicate deve essere, in ogni caso, accompagnato da copia del documento di identità, in corso di validità. L’apprendista invierà per e-mail la documentazione nella quale potrà confermare l’adesione. Si fa presente che l’informativa standard per il trattamento dei dati, di cui è Responsabile la Regione Emilia-Romagna e prevista per l’apprendistato, non prevede l’utilizzo delle immagini da riprese video, anche a mezzo delle piattaforme utilizzate. Non è, quindi, possibile acquisire attraverso riprese video la conferma del conferimento di incarico.
  
  NOTA: In ragione degli sviluppi della situazione di emergenza da covid-19 e al venir meno delle restrizioni del 2020 (lockdown), situazione a cui si faceva riferimento nella FAQ sopra indicata, si ritiene che le indicazioni in essa contenute non siano più valide.

Vidima e compilazione della scheda percorso personalizzato – allegato 3, presenze/assenze degli apprendisti

• Per gli apprendisti con schede già vidimate, è necessario vidimare nuovamente le schede?Saranno da utilizzare le schede già vidimate per gli apprendisti, anche se conservate in sede, le quali dovranno essere integrate con la documentazione prevista nella circolare PG/2020/269607 del 3/4/2020.
• Rispetto agli orari dei collegamenti nel caso di videoconferenza, posto che vanno allegati alla documentazione i tracciati validi ai fini della determinazione della effettiva presenza al percorso formativo, nelle schede vanno inseriti gli orari “pieni”, ovvero non vanno inseriti le ore e i minuti precisi che riportano i report di ciascun apprendista? Quali sono i margini di tolleranza?
  Sulla scheda va indicato l’orario “tondo” laddove gli orari siano completamente compatibili. Ad esempio: se il collegamento è iniziato alle h. 08.58, va inserito sulla scheda h. 9.00, se il collegamento è finito alle h. 13.02, va inserito sulla scheda h. 13.00. Se invece ad esempio il collegamento è iniziato alle h. 9.20, andrà indicato sulla scheda h. 9.20. Si fa presente che in fondo alla scheda percorso personalizzato è necessario indicare il nickname dell’utente (email e nickname di riferimento per l’apprendista) con un asterisco e poi in allegato le attestazioni dei collegamenti.
• Nella compilazione della scheda percorso personalizzato – allegato 3, in caso di video conferenza, nello spazio “Sede SG/A” come dobbiamo indicare la videoconferenza?
  Nella programmazione dei calendari sui vostri portali dovrete indicare “Video conferenza - ordinanze Coronavirus”, nella registrazione in Siaper di tali giornate dovrete riportare la medesima dicitura nel campo sede occasionale. Sulla scheda percorso personalizzato, nella colonna relativa alla sede, sarà da indicare “V” con una nota sulla scheda che specifica che si intende “Video conferenza - ordinanze Coronavirus”. 
• Qualora vi fosse la necessità di dover far recuperare ad un apprendista un numero massimo di 8 ore di lezione (corrispondente al 20% delle lezioni totali) per assenza non giustificata rispetto alla data di calendarizzazione, è sufficiente farlo connettere alla lezione erogata in video conferenza e opportunamente registrata unitamente al tutor e come deve essere indicata sull’allegato vidimato dall’ente?
  L’apprendista può recuperare la lezione calendarizzata, ma non svolta, anche con tale modalità strumentata da remoto, con il monitoraggio del tutor che sarà connesso contestualmente. Sulla scheda andrà inserita la “S” (formazione strumentata) e “R” (recupero) nell’apposito spazio della scheda, come già previsto. Si ricorda inoltre che, come indicato nella DD 7479/2019 – Paragrafo 8, anche le assenze giustificate, qualora ci siano ancora margini di tempo per il recupero, devono essere recuperate, pena la non erogabilità del voucher (si rimanda alla FAQ specifica, pubblicata nel mese di maggio 2019). Questo in ragione della necessità di consentire la piena fruizione di un percorso formativo di 40 ore annue. 
• Le assenze giustificate nella misura massima del 20% del percorso formativo sono ammissibili per le video-lezione così come per le lezioni frontali?
  Valgono le regole già individuate dalla DD 7479/2019. Al Paragrafo 8 della DD 7479/2019, viene stabilito che, qualora ci siano ancora margini di tempo per il recupero, le assenze anche per giusta causa devono essere recuperate, pena la non erogabilità del voucher (si rimanda alla FAQ specifica, pubblicata nel mese di maggio 2019). Questo in ragione della necessità di consentire la piena fruizione di un percorso formativo di 40 ore annue.
• Con le nuove modalità formative attuate a fronte dell’emergenza, è opportuno procedere con la vidima delle schede che verranno utilizzate per queste lezioni in remoto?
  Certamente. Le schede per l’apprendistato professionalizzante vengono vidimate direttamente nel sistema informativo dell’Apprendistato professionalizzante SIAPER. Anche per le nuove modalità di formazione individuate per la particolare situazione d’emergenza COVID-19 si confermano le modalità di vidima sin qui adottate. 

• 04/11/2020 - Un apprendista durante una lezione in videoconferenza ha avuto problemi di collegamento, si è disconnesso più volte e alla fine sono trascorsi quasi venti minuti in cui non è stato connesso. Possiamo considerare completa la formazione di questo apprendista per quella giornata a fronte delle disconnessioni avvenute e come dobbiamo registrare questi scollegamenti sulla scheda?
  E’ necessario prevedere recuperi per disconnessioni che durino più di pochissimi minuti o in caso di più scollegamenti che non consentano una completa partecipazione dell’apprendista all’attività formativa. Pertanto sono ammesse brevi disconnessioni purché non siano così frequenti da compromettere la qualità della formazione svolta. Tenuto conto che la formazione in apprendistato deve essere svolta per il 100% delle ore previste ed eventuali disconnessioni vanno recuperate, si fa presente che sulla scheda va indicato l’orario “tondo” laddove gli orari siano completamente compatibili. Ad esempio: se il collegamento è iniziato alle h. 08.58, va inserito sulla scheda h. 9.00, se il collegamento è finito alle h. 13.02, va inserito sulla scheda h. 13.00. Se invece ad esempio il collegamento è iniziato alle h. 9.20, andrà indicato sulla scheda h. 9.20.  Pertanto si raccomanda di prevedere orari di collegamento con un’ampia possibilità di recupero per garantire il totale svolgimento delle ore previste dal piano formativo degli apprendisti, anche a fronte di eventuali scollegamenti.

• 23/06/2020 - Per una lezione in videoconferenza, il docente deve firmare la scheda percorso personalizzato oppure basta la dicitura “collegato tramite … con utenza” allegando gli screenshot e il report dei suoi collegamenti ?
  Nella circolare prot.  PG/2020/0269607 del 03/04/2020 con oggetto “Apprendistato Professionalizzante – precisazioni in merito all’applicazione delle note PG/2020/0186616, PG/2020/0204353, PG/2020/0216861 e PG/2020/0236356” è stata richiamata anche la circolare precedente prot. PG/2020/0204353 del 09/03/2020, in cui è indicato: "Le attività formative potranno essere svolte in video conferenza, prevedendo altresì che il docente si colleghi dalla propria abitazione o da altra sede che non sia la sede dell’ente di formazione. In tal caso, dovrà essere garantita la presenza del coordinatore (o del tutor) presso la sede dell’Ente e sarà il coordinatore/tutor a presidiare l’attivazione dei collegamenti e la corretta tenuta del registro. Il coordinatore/tutor dovrà pertanto verificare e documentare, oltre alla presenza degli allievi, anche la presenza del docente."
  Pertanto, se la docenza viene effettuata da remoto, si procederà analogamente a quanto previsto per gli apprendisti, ovvero la firma sulla scheda percorso personalizzato viene sostituita dalla dicitura “collegato via … (strumento digitale) con utenza… (riportare nickname)” o “videoconferenza”, supportata sempre dalla reportistica prodotta dalle applicazioni informatiche (in allegato alla scheda stessa per mantenere la scheda in modo ordinato). In fondo alla scheda percorso personalizzato è necessario indicare il nickname dell’utente (email e nickname di riferimento per l’apprendista e per il docente) con un asterisco e poi in allegato le attestazioni dei collegamenti.

Inserimento dei dati in SIAPER e documentazione ai fini del controllo

• Per quanto riguarda la registrazione in SIAPER delle attività svolte in videoconferenza, anche al fine di agevolare controlli successivi, si chiede di riportare per tutte le ore programmate a distanza, nel campo “eventuale altra sede”, la dicitura “Video conferenza - ordinanze Coronavirus”. In che modo si deve procedere?
  In Siaper questa dicitura va indicata nel campo "Eventuale sede occasionale" quando si inserisce/modifica il modulo nella costruzione del PIF. Ad esempio, se un modulo della durata di 12 ore, di cui le prime 4 ore già svolte in aula, è necessario "spezzare" in due parti questo modulo, lasciando in bianco la sede per le prime 4 ore svolte in aula, mentre per le restanti 8 svolte con la modalità webinar, si deve inserire la dicitura “Video conferenza - ordinanze Coronavirus” nel campo sede occasionale (ovviamente avranno ID modulo diversi).
• Se non si ha a disposizione il registro cartaceo, sarà sufficiente mostrare i report di tracciamento derivanti dalla piattaforma utilizzata?
  No. La scheda deve essere sempre vidimata. Si veda la circolare PG/2020/269607 del 3/4/2020 disponibile in questa sezione del portale Formazione e Lavoro.

• Ai fini del controllo per la liquidazione e il riconoscimento del voucher per l’apprendistato professionalizzante, quale documentazione è necessaria per il riconoscimento delle ore effettuate con modalità strumentata nel periodo dell’emergenza COVID-19?
  Fermo restando il limite del 20% di formazione strumentata, è necessario che il tutor collegato in remoto (dalla sede dell’Ente o dalla propria abitazione) presidi l’attivazione dei collegamenti, la tenuta della scheda e la corretta fruizione dei materiali didattici. Si confermano tutte le disposizioni vigenti sulla vidima e sulla registrazione delle presenze ad eccezione della firma dell’apprendista che viene sostituita dalla dicitura “collegato via…(strumento digitale) con utenza… (riportare nickname)”, supportata sempre dalla reportistica prodotta dalle applicazioni informatiche (screenshot, orari e account registrati sulle piattaforme ecc.). Il nickname utilizzato dall’apprendista deve essere dichiarato dallo stesso. Inoltre, è necessario che il Legale Rappresentante dell’azienda dichiari, ai sensi del D.P.R n. 445/2000, che l’attività economica non è integralmente sospesa e che l’apprendista non è sospeso a zero ore e, pertanto, fruisce dell’attività formativa in orario di lavoro. Il fac simile di dichiarazione da utilizzare è stato inviato agli Enti con circolare prot. PG 2020/0269607 del 03/04/2020.

Formazione sulla sicurezza

• Come dobbiamo comportarci con gli adempimenti relativi alla formazione sulla sicurezza?
  Ad integrazione e parziale rettifica di quanto previsto dalla circolare prot. PG/2020/0186616 del 03/03/2020, si segnala che la circolare prot. PG/2020/0322765 del 28/04/2020 ha fornito nuove indicazioni per l’adempimento degli obblighi formativi in materia di sicurezza sul lavoro nel periodo di emergenza e in particolare, basandosi sulle previsioni dell’art. 10 del Protocollo firmato tra Governo e parti sociali, vengono specificati questi due aspetti:
  • Le abilitazioni soggette a termini di aggiornamento mantengono la loro validità anche se scadute, finché non si riesce a svolgere l’aggiornamento (si pensi agli addetti di primo soccorso, antincendio o ai carrellisti).
  • Tutta la formazione obbligatoria sulla sicurezza è erogabile a distanza in modalità sincrona (videoconferenza), ad esclusione delle parti di addestramento pratico.

Tenuto conto di ciò, è possibile effettuare la formazione sulla sicurezza con queste modalità:

Formazione generale di base: 4 ore e-learning o videoconferenza

Formazione su rischio specifico

• Basso: 4 ore - e-learning o videoconferenza
• Medio: 8 ore - videoconferenza
• Alto: 12 ore - videoconferenza

Aggiornamento sicurezza: 8 ore e-learning o videoconferenza