FAQ - Nuova procedura di accreditamento
Questioni generali
- NEW! Quanto resta in vigore l’accreditamento dopo la scadenza del 30 giugno?
Per gli organismi già accreditati ai sensi della DGR 177/2003 che presenteranno domanda entro il 30 giugno 2023, l’accreditamento resterà in vigore fino alla conclusione del procedimento di nuovo accreditamento ai sensi della DGR 201/2022. Gli organismi che non presenteranno domanda entro il 30 giugno 2023 si intenderanno decaduti dall’accreditamento.
- NEW! Come va inteso il requisito “interventi formativi a propria titolarità”?
Si intendono interventi di formazione progettati ed erogati dall’organismo che chiede l’accreditamento. L’organismo dovrà dimostrare di aver utilizzato per la progettazione e l’erogazione di questi interventi personale afferente al proprio organismo.
Ai fini della dimostrazione di questo requisito, saranno valutati esclusivamente interventi formativi erogati in modalità collegiale (aula o eventuale webinar). Sono esclusi, anche se prodotti dall’organismo, corsi on line (FAD in modalità asincrona) e servizi resi ad aziende/clienti per la presentazione di progetti/piani formativi/corsi a titolarità del cliente stesso e servizi per l’attivazione di contratti di apprendistato o tirocini. Queste ultime attività possono tuttavia concorrere e rientrare nel valore del 51% di attività formativa sul totale del valore della produzione.
Cosa succede se presento la domanda dopo il 30 giugno 2023?
Gli organismi già accreditati - ai sensi della delibera regionale 177/2003 - se non avranno presentato domanda entro il 30 giugno 2023 perderanno l’accreditamento. Sarà comunque possibile presentare domanda anche dopo tale data. Per partecipare ai bandi regionali che prevedono finanziamenti per le attività formative, è sufficiente che l’organismo presenti domanda di accreditamento entro la scadenza del bando stesso.
Verrà effettuato il mantenimento nel corso del 2023?
No, per l’anno 2023 non è prevista la procedura di mantenimento. A chi ha presentato domanda di accreditamento allegando il bilancio 2021, sarà comunque richiesto nel corso dell’anno l’invio del bilancio 2022.
Che cosa si intende per organismi dell’area ricerca e innovazione?
Per organismi dell’area ricerca e innovazione si intendono i Centri per l’innovazione, strutture costituite per svolgere attività e servizi di trasferimento tecnologico (previsti dalla lettera g) del comma 1 dell’articolo 2 della Legge regionale n.7/2002).
Nello specifico questi organismi devono essere già accreditati alla Rete alta tecnologia dell’Emilia-Romagna (il disciplinare per l’accreditamento alla rete è contenuto nella deliberazione della Giunta regionale n. 1467/2018).
Requisiti
- NEW! Quali enti devono inviare la documentazione antimafia in fase di domanda di accreditamento?
Devono inviare la documentazione antimafia (Dichiarazioni sostitutive) in fase di domanda di accreditamento esclusivamente gli enti di nuovo accreditamento.
Gli enti già accreditati nel sistema della formazione professionale devono soltanto dichiarare di avere assolto gli obblighi antimafia.
- NEW! Per i responsabili di processo e per le altre risorse professionali coinvolte nelle responsabilità di processo, facenti parte del nucleo stabile, che non siano dipendenti, su quale anno occorre dimostrare le 80 giornate lavorative? È possibile fare riferimento alla media degli ultimi anni?
La finalità del requisito è quella di garantire una certa stabilità nei ruoli chiave dell’organismo. Le 80 giornate devono essere dimostrate con riferimento all’anno in corso (anno di presentazione della domanda di accreditamento).
I requisiti per il nuovo accreditamento devono essere posseduti al 1° gennaio 2023? Sono previste proroghe per gli enti che hanno iniziato l’adeguamento della sede prima del 1° gennaio 2023 e non hanno completato i lavori?
Non sono previste proroghe. Alla data di presentazione della domanda l’organismo dovrà possedere tutti i requisiti previsti.
Cosa significa che per i consorzi e le società consortili i requisiti per l’accreditamento devono essere soddisfatti direttamente o anche tramite risorse che i soci mettono a disposizione attraverso apposite convenzioni?
Con riferimento alla sede il consorzio può soddisfare il requisito mediante una sede propria o mediante l’utilizzo di una sede di un consorziato, purché a uso esclusivo e purché tale sede non coincida con una sede già accreditata del consorziato.
Altri requisiti, come quelli relativi al numero minimo di personale dipendente, all’incidenza del costo del personale, alla prevalenza dell’attività di formazione devono essere soddisfatti direttamente dal consorzio.
Con riferimento al possesso delle competenze professionali e al sistema delle relazioni, il consorzio può provvedere anche tramite i consorziati, attraverso apposite convenzioni.
Per gli organismi dell’area ricerca e innovazione come viene calcolato il requisito della percentuale di attività formativa non superiore al 33% rispetto al totale del valore della produzione e a quale bilancio si deve fare riferimento?
Per questi organismi è previsto che non possano superare il 33% di attività formativa rispetto al valore totale della produzione. Tale attività formativa deve riguardare esclusivamente gli ambiti tematici specifici di ricerca e innovazione dell’ente.
Il bilancio sul quale sarà verificato il rispetto di tale percentuale è l’ultimo approvato, da presentare in sede di domanda di accreditamento. Il requisito sarà poi verificato ai fini del mantenimento, sui bilanci degli anni successivi.
Per quanto concerne il requisito di titolarità di interventi formativi per almeno 2 anni negli ultimi 5, questi non devono per forza fare riferimento alla formazione finanziata, giusto? Vale anche l’attività a mercato?
Sì
Sono previsti requisiti aggiuntivi per la FAD?
Non ci sono requisiti aggiuntivi per la FAD, perché non si tratta di un ambito aggiuntivo. Per tutti gli organismi in accreditamento, indipendentemente dall’ambito, è richiesto di avere la disponibilità di “laboratori e/o strumentazioni e/piattaforme per l’erogazione e la fruizione di formazione a distanza”.
Per l’apprendistato quando è richiesta la disponibilità di laboratori attrezzati? Ci sono altri requisiti previsti?
Dal 1° gennaio 2023 l’apprendistato non è più ambito aggiuntivo dell’accreditamento. L’organismo può comunque segnalare la presenza dei requisiti necessari per le attività connesse alla formazione in apprendistato.
A eccezione dell’apprendistato professionalizzante sono richieste:
- la disponibilità di laboratori attrezzati per specifici macrosettori anche in convenzione con altri soggetti, qualora le attività di apprendistato superino la soglia del monte ore previsto per la formazione professionalizzante, di cui all’art.44 del d.lgs. n. 81/2015 e relativa regolazione in vigore nella Regione Emilia-Romagna.
- la presenza di almeno un dossier credenziali/professionali con referenze specifiche in materia di consulenza orientativa, tutoraggio e progettazione di percorsi personalizzati.
Nell’ambito dell’Istruzione e formazione professionale si richiede inoltre agli organismi la definizione di percorsi personalizzati di inserimento lavorativo mediante l’avvio di contratti di apprendistato in accordo con imprese ospitanti.
Sono previsti requisiti aggiuntivi per le utenze speciali?
La formazione rivolta alle utenze speciali non è più un ambito aggiuntivo rispetto al quale chiedere l’accreditamento. Tutti gli organismi che si accreditano devono dimostrare il superamento e l’eliminazione delle barriere architettoniche presso le sedi che intendono accreditare e devono avere almeno un dossier credenziali con referenze significative di carattere socio-pedagogico specializzato in materia di utenze certificate ex L. n. 104/1992.
Inoltre, agli organismi che si accreditano nell’ambito della formazione per l’accesso all’occupazione, continua e permanente, e che vogliono realizzare attività rivolte specificatamente alle persone in condizioni di svantaggio, fragili e vulnerabili o con disabilità, sono richiesti i seguenti requisiti aggiuntivi:
- almeno un dossier credenziali con referenze specifiche in materia di competenze orientative, educative e di progettazione di percorsi personalizzati e individualizzati
- almeno un dossier credenziali con referenze relative all’accompagnamento all’inserimento lavorativo
- almeno un dossier credenziali con referenze specifiche in materia di competenze psicopedagogiche specifiche
- presenza di specifiche procedure in merito ai servizi di orientamento
- presenza di specifiche relazioni con le famiglie, e di collaborazione con strutture pubbliche, private e non-profit che operano nel campo delle politiche sociali, socioassistenziali e sanitarie, nonché con i servizi per il lavoro di cui all’area 2 del sistema regionale di accreditamento dei servizi al lavoro.
Sedi
- NEW! Con quali documenti è possibile dimostrare l’accessibilità e la visitabilità della sede ai sensi del D.M. n. 236/1989 e della L. n. 13/1989?
Se l’accessibilità e la visitabilità non sono riscontrabili dal certificato o dichiarazione di agibilità, è possibile certificare questi requisiti attraverso l’asseverazione di un tecnico abilitato.
- NEW! È possibile una distribuzione tra più sedi operative dei 24 PC/tablet?
Ciascuna sede che si intende accreditare deve possedere tutti i requisiti richiesti dalla DGR. 201/2022 e quindi anche i 24 PC/tablet.
Quante sedi devono essere accreditate?
Ciascun organismo deve garantire ai fini dell’accreditamento la presenza di una sede sul territorio della Regione Emilia-Romagna con tutte le caratteristiche indicate nel paragrafo 5.1.1. della delibera regionale n. 201 del 2022. Ne consegue che ciascun organismo deve accreditare almeno una sede. Può accreditare anche più sedi che posseggano però tutti i requisiti richiesti. Le sedi non accreditate sono considerate sedi occasionali. Si ricorda che l’ambito Istruzione e formazione professionale non consente il ricorso a sedi occasionali.
È possibile accreditare sedi fuori dal territorio dell’Emilia-Romagna?
No, le sedi oggetto del nuovo accreditamento saranno esclusivamente quelle presenti sul territorio della Regione Emilia-Romagna.
Che cosa si intende per ‘sede occasionale’? Quali requisiti deve possedere?
Le sedi occasionali possono essere utilizzate per iniziative specifiche che hanno una limitata e definita durata temporale. Non può essere considerata sede occasionale il luogo in cui si svolgono in via prevalente i processi funzionali corrispondenti all’erogazione delle attività formative.
Gli avvisi per finanziamenti regionali possono prevedere, per particolari fattispecie di attività, che l’organismo già accreditato possa svolgere attività formativa in sede occasionale diversa da quella accreditata (a esclusione delle attività formative realizzate in ambito Istruzione e formazione professionale).
Tali sedi non vanno dichiarate ai fini dell’accreditamento ma devono essere dichiarate nelle comunicazioni di ‘avvio attività’ e devono comunque rispondere ai requisiti di sicurezza e di accessibilità dei locali previsti dalla normativa vigente.
Come va interpretato il concetto di “esclusività della sede”?
L’esclusività va interpretata con riferimento all’utilizzo da parte dell’organismo in accreditamento. Due organismi non possono essere presenti simultaneamente all’interno della stessa sede. L’organismo può svolgere all’interno della sede anche attività di carattere NON formativo.
Nel caso i locali della sede siano di proprietà regionale o comunale va comunque allegata la documentazione tecnica relativa alla sede?
Anche nel caso di locali di proprietà pubblica, la documentazione relativa alla sede (es. planimetria, certificato agibilità, la documentazione atta a dimostrare la coerenza della destinazione d’uso, Nulla osta tecnico-sanitario) va comunque allegata, in quanto il rapporto che lega l’organismo all’ente pubblico proprietario dell’immobile è di natura privatistica.
È possibile che i locali della sede, quali aule e laboratori, siano articolate su unità abitative diverse?
I requisiti infrastrutturali e logistici della sede possono essere conseguiti anche attraverso il raggruppamento di più locali, utilizzati per l’erogazione del servizio, distribuiti all’interno di una o più unità abitative diverse, comunque riconducibili in modo stringente alla medesima sede operativa. La valutazione della rispondenza ai requisiti richiesti per la sede dalle norme sull’accreditamento sarà effettuata tendendo conto di diversi aspetti come la contiguità/prossimità tra i locali, la piena rispondenza ai requisiti di salute e sicurezza, l’assenza di barriere architettoniche nel passaggio tra i vari locali, nella piena fruibilità degli spazi di accoglienza e degli altri spazi strumentali all’attività formativa.
Quali sono le destinazioni d’uso dei locali riconosciute come coerenti rispetto alle funzioni didattiche, amministrative e segretariali svolte dall’organismo in accreditamento?
Dal certificato di agibilità - o altra documentazione equivalente - deve essere evidente la destinazione d’uso formazione/didattica. Una diversa destinazione d'uso può essere accettata previa asseverazione, da parte di un tecnico abilitato, attestante che il locale all'interno del quale sarà svolta l'attività didattica è compatibile con la destinazione d'uso indicata nella documentazione di agibilità.
Quali categorie catastali deve avere l’unità immobiliare presso la quale è collocata la sede?
La categoria catastale dell’unità immobiliare presso cui si trova la sede non è requisito sufficiente a dimostrare la coerenza della destinazione d’uso dei locali rispetto alle funzioni didattiche, amministrative e segretariali richiesta ai fini dell’accreditamento.
Il requisito relativo al “Superamento ed eliminazione delle barriere architettoniche” va riferito a tutta la sede o alle sole aule e locali per gli allievi?
Il superamento ed eliminazione delle barriere architettoniche deve essere tale da consentire l’accessibilità, come declinata dalle norme vigenti, a tutti gli spazi previsti per gli allievi: ingresso alla struttura, locale di accoglienza, aule, laboratorio, servizi igienici e area di studio. Gli altri spazi di relazione, ad esempio gli uffici, devono possedere i requisiti di visitabilità ai sensi delle norme vigenti.
Cosa si intende per “Copia dell’Autorizzazione, sentito il parere della ASL competente per territorio, oppure Nulla osta tecnico-sanitario della ASL competente per la rispondenza dei locali della sede all’utilizzo per attività formative”?
La rispondenza tecnico-sanitaria dei locali della sede all’utilizzo per attività formativa può essere attestata attraverso la presenza di un’autorizzazione - o segnalazione certificata - nella quale si rilevino tali conformità, oppure da una dichiarazione ASL (nulla osta) o, in assenza di tale documentazione, da una perizia/asseverazione tecnica di un professionista abilitato.
Quali requisiti deve avere la polizza assicurativa di responsabilità civile verso terzi?
La polizza deve coprire tutti i locali in cui l’Organismo svolge la sua attività di formazione.
Le due aule possono essere divise da una parete mobile non fino al soffitto?
La planimetria deve dare evidenza del fatto che le due aule sono locali separati.
Come devono intendersi i due requisiti: locale ad uso esclusivo per l’accoglienza degli allievi e area attrezzata, ad uso esclusivo, per lo studio/ consultazione individuale/autoconsultazione?
La disponibilità dei locali sopra indicati risponde a un criterio di qualità dell’offerta dell’Organismo di formazione e deve essere garantita per tutte le sedi operative che si vogliono accreditare.
In particolare:
- l’accoglienza degli allievi prevede un locale autonomo che non può essere adibito ad altra funzione. I requisiti che deve possedere sono i requisiti minimi sanitari previsti per i locali aperti al pubblico; non è necessario che il locale abbia una capienza tale da poter ospitare contemporaneamente tutti gli allievi
- l’area attrezzata per lo studio può essere anche ricavata all’interno di locali più ampi, purché destinata esclusivamente a tale scopo e dotata dei requisiti minimi per poter consentire una normale attività di studio/consultazione (tavoli, sedie, luminosità, etc.). L’idoneità di tale ambiente sarà valutata in sede di audit.
È possibile utilizzare la reception come locale a uso esclusivo per l’accoglienza degli allievi?
Si, la reception può essere adibita all’accoglienza degli allievi purché non in sovrapposizione con l’attività amministrativa o altre attività non pertinenti.
Il locale a uso esclusivo per l’accoglienza degli allievi può coincidere con l’area attrezzata, a uso esclusivo, per lo studio/consultazione individuale/autoconsultazione?
L’area attrezzata può essere ricavata all’interno di un locale più ampio, pertanto anche all’interno del locale accoglienza degli allievi, purché le due aree siano distinte.
Cosa si intende per laboratorio e quali sono i requisiti che deve avere? Dove deve essere dislocato? È prevista una dotazione minima obbligatoria?
Per laboratori si intendono quei locali adibiti ad attività pratiche, con strumentazione coerente con le attività formative organizzate dall’ente. Poiché è prevista la possibilità di utilizzare laboratori in convenzione con altri soggetti, ne consegue che può essere dislocato anche fuori dall’unità immobiliare in cui è collocata la sede. Il requisito può essere soddisfatto anche se l’organismo dispone, in una delle due aule, di un laboratorio di informatica attrezzato con pacchetti applicativi specifici per le sue attività formative (ad esempio: CAD 3D per progettazione tridimensionale; software specifici per gestione magazzino etc.). L’idoneità del laboratorio e della convezione saranno verificate in fase di audit.
Quanti e quali tipologie di laboratori vanno indicati nella domanda di accreditamento? A quali controlli sono sottoposti?
L’organismo nella domanda di accreditamento può indicare la presenza di uno o più laboratori. Se si tratta di un laboratorio informatico può coincidere con una delle due aule, purché presenti un’adeguata attrezzatura hardware e software. Il laboratorio può essere dislocato anche all’esterno dell’unità immobiliare nella quale si trova la sede dell’organismo e può essere anche in convenzione con altri soggetti. Se esterno alla sede o in convenzione, deve essere allegata in domanda la convenzione o altra documentazione attestante la disponibilità del titolo di proprietà o di godimento. In ogni caso, anche per i laboratori esterni deve essere prodotta la stessa documentazione tecnica richiesta per la sede.
In audit sono controllati tutti i laboratori presenti presso la sede?
Si, tutti i laboratori riferibili alla sede, interni, esterni o in convenzione, dichiarati nella domanda di accreditamento, saranno oggetto di verifica di sicurezza in audit mediante apposita check list.
Quali sono i requisiti che deve avere il laboratorio, anche in convenzione con altri soggetti?
I laboratori, anche se in convezione con altri soggetti, devono rispondere ai requisiti relativi alla salute e sicurezza nei luoghi di lavoro - compresa la normativa in materia di prevenzione incendi - e di accessibilità, che l’organismo deve essere comunque sempre in grado di garantire. In fase di accreditamento, anche per il laboratorio è richiesta una planimetria sottoscritta da un tecnico abilitato dalla quale si deve evincere l’uso assegnato agli spazi.
Come va interpretato il requisito “Disponibilità di almeno un dispositivo digitale per ogni allievo” e il riferimento al numero minimo pari a 24 PC/tablet?
Il requisito dei PC/tablet non va valutato con riferimento alla capienza delle aule e non prevede specifiche ripartizioni tra gli ambienti. In fase di accreditamento, viene verificata soltanto la disponibilità minima di almeno 24 pc/tablet. Il requisito si applica a tutte le tipologie di organismi.
Cosa si intende per disponibilità di laboratori e/o di strumentazioni e/o di piattaforme per l’erogazione e la fruizione di formazione a distanza?
L’organismo deve essere complessivamente in grado di dimostrare la capacità di erogare formazione a distanza, in modalità sincrona e/o asincrona, mediante strumenti e metodologie che consentano la tracciabilità della frequenza da parte dei partecipanti nonché la valutazione del livello di apprendimento.
Modelli organizzativi
- NEW! La certificazione di qualità UNI EN ISO-9001/nel settore EA37 deve essere riguardare tutte le sedi indicate in domanda?
Si. Nel caso in cui al momento della presentazione della domanda una o più sedi non siano ancora inserite nel certificato UNI EN ISO-9001, l’organismo dovrà dimostrare di avere avviato il percorso per l’estensione su tutte le sedi inserite in domanda(da chiudere entro 18 mesi).
- NEW! È possibile accreditarsi con certificazioni alternative alla certificazione del sistema di gestione per qualità UNI EN ISO-9001/nel settore EA37?
Alcune certificazioni/riconoscimenti sono considerate, con riferimento all’ambito formativo, di livello superiore a quanto richiesto nel dispositivo di accreditamento (ad esempio alcune certificazioni internazionali) e pertanto possono essere indicate nella domanda di accreditamento. Nel corso dell’istruttoria sarà verificata la copertura dei processi previsti dalla d.G.R. n. 201/2022 con riferimento all’attività formativa.
La certificazione del sistema di gestione per qualità è obbligatoria? Da quando decorrono i 18 mesi previsti per il suo ottenimento?
La certificazione UNI EN ISO 9001 è obbligatoria. Per gli organismi non ancora certificati è sufficiente dimostrare che, al momento della presentazione della domanda di accreditamento, hanno già avviato il percorso di certificazione del sistema di gestione per qualità UNI EN ISO 9001/nel settore EA37, settore dell’istruzione e formazione. Il percorso per la certificazione va chiuso entro 18 mesi dalla presentazione della domanda, ai fini del mantenimento dell’accreditamento.
Tale requisito si estende anche agli organismi aree “Spettacolo” e “Ricerca e innovazione”, sempre con riferimento all’attività di formazione.
Come può essere dimostrato l’avvio del percorso di certificazione del sistema di gestione per qualità?
Ai fini della verifica del requisito l’organismo potrà dimostrare anche alternativamente di:
- avere aperto un piano per la certificazione con un organismo di certificazione
- avere stipulato un contratto con una società di consulenza/esperto
- avere nominato un responsabile interno esperto di qualità o istituito formalmente un gruppo di lavoro interno qualificato.
La certificazione deve estendersi a tutte le sedi accreditate?
La certificazione deve riguardare l’organismo accreditato con riferimento alla sede o alle sedi operative accreditate.
Sono previste deroghe al requisito del modello organizzativo esimente ai sensi del d.lgs. 231/2001?
Non sono previste deroghe. Tutti gli organismi in accreditamento devono avere adottato al momento della domanda un modello organizzativo esimente ai sensi del d.lgs. 231/2001.
Entro quando va adottato il modello organizzativo esimente previsto dal d.lgs. 231/2001? Quando si può considerare adottato il modello?
Al momento della presentazione della domanda, dovrà già essere presente e adottato il modello organizzativo esimente ai sensi del d.lgs 231/2001. Il modello si considera adottato a fronte dell’istituzione di un organismo di vigilanza operativo presso l’organismo: ciò presuppone l’adozione del modello organizzativo parte generale e parte speciale, l’adozione del codice etico oltre a un ulteriore documento di analisi dei rischi, se non già incluso nella parte generale.
Presidio processi
- NEW! Le schede credenziali devono essere supportate da attestati o certificazioni o basta la dichiarazione?
Nella fase di inoltro della domanda è sufficiente la dichiarazione. In fase di audit potrebbero essere richieste attestazioni comprovanti la veridicità di quanto dichiarato.
- NEW! Nella determinazione regionale n. 25174 del 22 dicembre 2022 si prevede che vengano allegate almeno tre schede credenziali. A chi fanno riferimento queste tre schede?
Si fa riferimento al fatto che, come minimo, vanno segnalati tre responsabili di processo, ciascuno con una propria scheda.
Se non si accede ai finanziamenti regionali è ugualmente obbligatorio rispettare le soglie indicate per i tassi di efficacia ed efficienza? Come deve essere dimostrato il requisito di dotazione di un processo di misurazione della soddisfazione degli utenti?
I tassi di efficacia ed efficienza sono verificati in fase di mantenimento dell’accreditamento. Se l’organismo accreditato non accede a finanziamenti regionali deve comunque dotarsi di un processo di misurazione della soddisfazione degli utenti, ai fini della verifica della qualità dei propri servizi. Tale sistema di valutazione può ricadere nel sistema di gestione qualità adottato dall’organismo.
In un processo possono essere individuati più responsabili?
Il dispositivo di accreditamento prevede l’individuazione di un responsabile per ciascun processo, per un massimo di due processi per ciascun responsabile. Su un processo l’organismo può indicare, a copertura di alcune aree interne al processo e a supporto del responsabile, altre figure professionali coinvolte. Tali figure, facenti parte del nucleo stabile, devono presentare gli stessi requisiti previsti per i responsabili: rapporto di lavoro e dossier credenziali con i requisiti dell’allegato Tabella 1 della delibera regionale n. 201/2022.
Un socio può essere indicato come responsabile di processo?
Anche il socio può essere indicato come responsabile di processo se socio dipendente o socio lavoratore. In quest’ultimo caso, il rapporto con la società e il requisito minimo delle 80 giornate devono essere comunque formalizzati attraverso atti sociali, ad esempio un verbale di assemblea, e trovare riscontro nella nota integrativa al bilancio.
Anche il rappresentante legale può coprire il ruolo di responsabile di processo. Deve comunque avere un rapporto formalizzato di lavoro con la società dal quale si evinca l’impegno delle giornate minime richieste.
Tra le figure professionali è possibile inserire il titolare/socio unico?
Si, può essere inserito anche il dossier credenziali del titolare della società, purché risultino evidenze della prestazione di lavoro per la società.
Cosa si intende per “Nucleo stabile”?
Il nucleo stabile è composto da tutte le figure professionali coinvolte nelle responsabilità dei processi. Tutti i componenti del nucleo stabile così individuati devono avere un rapporto di lavoro con l’organismo, indipendentemente dal tipo di contratto di lavoro o prestazione. Le figure con contratto di collaborazione/lavoratori autonomi devono svolgere almeno 80 giornate lavorative l’anno, anche in modo non continuativo. Per ciascun componente del nucleo stabile dovrà essere prodotto un dossier delle credenziali professionali dal quale si deve evincere il possesso dei requisiti indicati nell’Allegato Tabella 1) della delibera regionale n. 201/2022.
Cosa si intende per "Scheda sintetica descrittiva dei sei processi"?
La scheda sintetica descrittiva è un documento riassuntivo che si richiede di compilare all’organismo in fase di domanda secondo un modello fornito dalla Regione, al fine di identificare chiaramente, in relazione a ciascun processo, quali sono le informazioni documentate che ne attestano il presidio. Ad esempio, possono essere indicate procedure, flussi operativi, regolamenti, gestionali, etc. La scheda dovrà dare conto anche di quali sono le figure professionali coinvolte nella responsabilità del processo e il collegamento con i modelli organizzativi e gestionali adottati (UNI EN ISO 9001/ EA37 e L.231/2001).
Esiste ancora in fase di domanda la compilazione della “scheda credenziali professionali” con l’indicazione per ciascun dossier presentato del ruolo (di responsabilità o coordinamento o supporto) in relazione ai processi richiesti?
No, nella nuova domanda di accreditamento non è più richiesta la compilazione di una “scheda credenziali professionali” strutturata secondo questa modalità. I dossier da presentare riguardano i responsabili di processo e le risorse professionali che garantiscono la copertura delle competenze minime previste per ciascun ambito di accreditamento (dossier credenziali richiesti).
Cosa si intende per collegialità nella progettazione prevista per l’ambito Istruzione e formazione professionale?
Per collegialità si intende un lavoro di condivisione/concerto tra lo staff di progettazione e quello di gestione, documentato ad esempio attraverso verbali degli incontri e delle decisioni assunte in relazione allo sviluppo delle attività.
Oltre ai responsabili di processo previsti nella parte generale, è necessario individuare altre figure con le caratteristiche indicate dai vari dossier credenziali? Oppure la stessa persona che ricopre una funzione di responsabile (es. analisi dei fabbisogni) può avere le caratteristiche previste da un dossier credenziale (es. transizione ecologica)?
Si, è possibile che un responsabile di processo abbia anche le professionalità necessarie a coprire una o più competenze previste dai dossier credenziali.
Cosa si intende per presenza di una “metodologia strutturata di osservazione di contesti produttivi locali ed imprese”, requisito richiesto per l’ambito della Formazione per l’accesso all’occupazione, continua e permanente?
Per metodologia strutturata si intende una procedura che descrive come e con quali strumenti l’organismo effettua l’osservazione del contesto di riferimento, dei fabbisogni delle imprese, come elabora i dati raccolti e li finalizza nella costruzione della propria offerta formativa.
Il responsabile di processo può essere anche un collaboratore?
Sì, il responsabile di processo può essere anche un collaboratore/lavoratore autonomo ma deve svolgere per l’organismo almeno 80 giornate lavorative l’anno, anche in modo non continuativo.
Contratti e riallineamento
- NEW! Cosa si intende per accordo di riallineamento?
L’accordo di riallineamento è un documento sottoscritto da associazioni e organizzazioni sindacali, recepito dalla Regione Emilia-Romagna, per allineare i parametri normativi e retributivi di alcuni CCNL con il CCNL della Formazione professionale.
L’organismo deve allegare una dichiarazione sottoscritta dal legale rappresentante di recepimento di tale accordo indicando il CCNL applicato, i dipendenti interessati dal riallineamento in conformità a quanto richiesto dalla D.G.R. 201/2022, il ruolo ricoperto, il livello di inquadramento e la notifica al dipendente.
Per i dipendenti che afferiscono al CCNL Commercio è ancora in vigore un accordo, fino a quando?
Attualmente è ancora in vigore l’accordo stipulato nel 2004.
Cosa si intende per accordi di riallineamento? Come si procede al riallineamento e su che base viene fatto?
Gli accordi di riallineamento sono accordi stipulati con le parti sociali per equiparare al CCNL della formazione, attualmente in vigore, quello degli altri settori, sia per costo del dipendente sia per livello d’inquadramento. Per costo del dipendente, si intende il trattamento retributivo annuo – comprensivo di tutti i compensi in denaro e accessori, a esclusione del compenso per lavoro straordinario, notturno, festivo e mensa).
Per i principali CCNL sono già presenti degli accordi di riallineamento che possono essere richiesti all’amministrazione regionale. Se non già presenti, andranno stipulati degli accordi di riallineamento specifici di livello aziendale.
I requisiti relativi all’incidenza del costo del personale dipendente sul totale del volume di attività complessiva dell’organismo e alla percentuale di personale impegnato nel processo di programmazione e/o erogazione della formazione vanno posseduti già in fase di presentazione della domanda?
Si, i requisiti vanno posseduti già in fase di presentazione della domanda.
Quale deve essere l’incidenza del costo del personale dipendente per gli organismi che operano nello spettacolo?
Gli organismi che operano nello spettacolo devono avere un’incidenza del costo del personale dipendente non inferiore al 7% del valore della produzione artistica. Inoltre, la percentuale di attività di produzione artistica/promozione della cultura cinematografica e audiovisiva deve essere almeno pari al 51% del valore della produzione generale dell’ente.
Gli organismi che operano nello spettacolo devono anche avere almeno 1 dipendente che rivesta un ruolo di responsabilità o di tutor o formatore/orientatore (come definiti nella 266/2005) con contratto coerente con le soglie minime economiche del CCNL formazione.
Risorse professionali - dossier
- NEW! Il requisito di “almeno 1 persona con livello B2” deve essere collegato al personale docente oppure può riguardare anche altro personale coinvolto o non coinvolto nell’ erogazione della formazione?
Il requisito deve essere posseduto da risorse professionali nella disponibilità dell’organismo (anche non dipendenti ma con rapporto di lavoro formalizzato), impiegate nel processo di programmazione ed erogazione del servizio.
- NEW! Le schede credenziali sono da dichiarare a cura dell’organismo che richiede l’accreditamento, oppure sono autodichiarazioni delle risorse professionali?
È una dichiarazione dell’organismo.
- NEW! Ai fini della dimostrazione delle competenze delle risorse professionali indicate in domanda è sufficiente l’autodichiarazione che tali risorse fanno nel proprio curriculum vitae?
L’organismo deve allegare per ciascuna risorsa professionale un dossier credenziali (e non il curriculum vitae), pertanto se ne assume la responsabilità. Ha quindi l’onere di aver controllato l’esistenza delle competenze dichiarate dalla risorsa professionale. La Regione durante lo svolgimento degli audit in loco si riserva la possibilità di chiedere evidenze documentali o/e effettuare approfondimenti.
Cosa si intende per “dossier credenziali professionali del referente del processo coerenti con l’Allegato 1)”?
Il dossier credenziali richiesto per ciascun responsabile (referente) di processo è una scheda da compilare in fase di domanda di accreditamento, secondo uno standard fornito dalla Regione, dalla quale si evince il tipo di rapporto lavorativo in essere con l’organismo, i titoli di studio e le esperienze lavorative. I requisiti minimi richiesti ai responsabili dei processi di lavoro sono indicati nell’Allegato 1 della delibera regionale n. 201/2021.
Come possono essere dimostrate le competenze previste per i vari dossier credenziali richieste per i tre ambiti di accreditamento?
In alcuni casi le competenze vanno dimostrate mediante apposita certificazione (es. per la lingua inglese possesso di una certificazione di livello almeno B2), la cui presenza effettiva sarà verificata in fase di audit. In altri casi, possono essere dimostrate mediante evidenze verificabili, sempre in fase di audit, collegate alla formazione o all’esperienza lavorativa maturata dal soggetto (es. transizione ecologica).
In fase di audit come dimostro che il personale ricopre il ruolo dichiarato?
Sarà sufficiente mostrare, su richiesta, il funzioni-gramma e/o l’organigramma.
La certificazione B2 richiesta tra i dossier credenziali deve riguardare esclusivamente la lingua inglese oppure anche altre lingue?
Il requisito fa riferimento a un’offerta formativa "in primis lingua inglese" dunque la competenza si richiede almeno su questa lingua. Il livello minimo richiesto è il B2, che dovrà essere attestato mediante apposita certificazione in corso di validità, come rilasciata dai soggetti a ciò autorizzati. È ovviamente fatta salva la possibilità di presentare dossier credenziali anche su altre lingue.
Per gli organismi che si accreditano nell’ambito della Formazione superiore e di livello equivalente come si ottempera al requisito relativo alla persona madrelingua e come si può dimostrarlo?
Il requisito fa riferimento ad un’offerta formativa "in primis lingua inglese" dunque la competenza si richiede almeno su questa lingua. Il livello minimo richiesto è il B2, che dovrà essere attestato mediante apposita certificazione in corso di validità, come rilasciata dai soggetti a ciò autorizzati.
Non è richiesta obbligatoriamente la presenza di una persona madrelingua. In ogni caso la certificazione minima richiesta è la B2 anche nel caso di soggetto madrelingua.
Le competenze che non sono oggetto di apposita certificazione possono essere dimostrate mediante evidenze verificabili collegate alla formazione o all’esperienza lavorativa maturata dal soggetto?
Sì
Una singola persona può soddisfare più dossier credenziali?
Sì
Qual è la relazione che deve avere l’organismo con le figure professionali che hanno le competenze richieste dai dossier credenziali?
Le risorse professionali devono avere con l’organismo un rapporto di lavoro la cui natura dovrà essere tale da garantire ragionevolmente il possesso della competenza da parte dell’organismo stesso. Il rapporto di lavoro, che sarà verificato in fase di audit, deve essere formalizzato (es. dipendente, partita IVA, libero professionista, altre forme di rapporto lavorativo).
Di quante figure nel complesso occorre dimostrare la presenza all’interno dell’organismo in accreditamento?
All’interno dell’organismo vanno considerati:
- i responsabili di processo (che formano il nucleo stabile): sono almeno 3 e devono avere un rapporto di lavoro con l’ente come dipendenti o come collaboratori/lavoro autonomo (in questo caso devono avere almeno 80 giornate)
- altre figure professionali che fanno parte del nucleo stabile in quanto coinvolte nei processi (solo eventuali) con gli stessi requisiti dei responsabili
- i dipendenti: almeno 3 nella IeFP e 1 negli altri due ambiti
- altri soggetti le cui competenze sono quelle richieste dai dossier credenziali con un rapporto di lavoro formalizzato (dipendente, partita IVA, libero professionista, altre forme di rapporto lavorativo).
Si ricorda che i responsabili di processo possono coprire anche le competenze richieste dai dossier credenziali e che una stessa risorsa professionale può coprire più competenze tra quelle richieste.
È necessario avere comunque un dossier credenziali in materia di utenze certificate ex L. n. 104/1992 anche se l’organismo non intende realizzare attività rivolte specificamente a persone in condizione di svantaggio, fragili e vulnerabili o con disabilità?
Si, tutti gli organismi che intendano accreditarsi devono includere tra le competenze complessivamente possedute dalle risorse professionali, anche un dossier credenziali con “referenze significative di carattere socio-pedagogico specializzato in materia di utenze certificate ex L. n. 104/1992 e s.m.i. e in grado di individuare e corrispondere con dispositivi mirati alle attività didattiche rivolte alle utenze sopra citate”.
Cosa si intende per percorsi brevi di mobilità internazionale? Che durata devono avere?
Si intendono esperienze formative all’estero presso società, aziende, organizzazioni non governative etc. integrate all’interno del percorso formativo dei partecipanti. Non è vincolante la durata del percorso.
Come è possibile dimostrare le competenze in materia di “certificazione delle competenze” e “formalizzazione delle competenze”?
Le competenze in materia di certificazione di competenze o in materia di formalizzazione delle competenze possono essere dimostrate mediante la presenza di una risorsa professionale che possieda i medesimi requisiti richiesti per l’iscrizione nell’albo regionale SRFC.
Requisiti economici e finanziari
Quale bilancio deve allegare l’organismo in accreditamento? Su quale bilancio è verificata la presenza del requisito patrimoniale?
Il bilancio da allegare è l’ultimo bilancio approvato al momento della presentazione della domanda di accreditamento. Se al momento della presentazione della domanda è già stato approvato il bilancio 2022 occorre allegare quest’ultimo. In caso contrario, si potrà allegare il bilancio 2021. Agli organismi che avranno presentato il bilancio 2021, sarà in ogni caso richiesto il bilancio 2022 entro la fine dell’anno 2023 ai soli fini della verifica del mantenimento del requisito patrimoniale e degli indici di bilancio.
È possibile rispondere al requisito allegando eventuali deliberazioni per l’adeguamento del patrimonio netto con evidenza dei relativi versamenti.
Le norme transitorie legate all’emergenza sanitaria che hanno consentito deroghe sul ripianamento delle perdite sono applicabili ai fini dell’accreditamento?
La delibera regionale n. 201/2022 prevede che i requisiti patrimoniali previsti per l’accreditamento relativi al mantenimento del patrimonio netto minimo non sono applicabili per gli enti di formazione che rientrano nella fattispecie prevista all’art.1 co 266 della L. n. della L. 178/2020, fino al termine ivi indicato. In tutti i casi, le perdite sospese devono essere distintamente indicate nella nota integrativa con specificazione, in appositi prospetti, della loro origine, nonché delle movimentazioni intervenute nell'esercizio.
L’organismo deve allegare il DURF? In che modo la Regione verifica l’assolvimento degli obblighi in materia di imposte e tasse?
L’organismo non deve presentare il DURF ma deve effettuare una dichiarazione sostituiva di certificazione, sottoscritta dal legale rappresentante, attestante la regolarità fiscale a dimostrazione dell’assolvimento degli obblighi previsti in materia di imposte e tasse. La Regione verificherà con l’Agenzia delle entrate le dichiarazioni degli organismi.
Da quando entra in vigore esattamente il requisito relativo alle nuove soglie di patrimonio netto?
Per gli organismi che si accreditano dal 1° gennaio 2023 le soglie di patrimonio netto da rispettare sono quelle attualmente in vigore. Le nuove soglie sono applicabili dal bilancio di esercizio 2023, come descritte nella delibera regionale n. 201/2021 al punto 5.2.1. “Affidabilità economica, finanziaria e patrimoniale dell’Organismo”.
Relazioni con il territorio
- NEW! Tra le relazioni da dimostrare per l’ambito Formazione per l’accesso all’occupazione, continua e permanente è prevista anche una “rete di collaborazione e coordinamento con il sistema dei Fondi Interprofessionali”. Può andar bene che i dipendenti dell’organismo fruiscano dei fondi oppure si intende che l’organismo debba lavorare con un Fondo interprofessionale estraneo ed esterno?
L’organismo deve dimostrare di una rete di collaborazione con il sistema dei Fondi, utile per erogare formazione a soggetti terzi, non solo ai propri dipendenti.
Come si struttura il sistema delle relazioni con il territorio richiesto dal nuovo dispositivo di accreditamento?
Il sistema di relazioni con il territorio attivato dall’organismo deve corrispondere nel suo complesso ai requisiti generali indicati nel paragrafo 8 del dispositivo di accreditamento “Strumenti di relazione con il territorio”. In generale, le relazioni devono riguardare l’attività di anticipazione dei fabbisogni e la progettazione dei servizi, la realizzazione delle attività formative e di percorsi di tirocinio formativo e di orientamento professionale.
Deve essere inoltre dimostrato un rapporto stabile e consolidato con imprese presenti nel territorio e relazioni stabili e di collaborazione con Centri per l’impiego e agenzie private per il lavoro.
Per ciascun ambito di accreditamento, tali requisiti generali sono declinati in requisiti specifici, cioè un elenco di soggetti con i quali attivare relazioni specifiche. Di queste ultime si dovrà dar conto nella scheda sulle relazioni con il territorio da compilare in fase di accreditamento.
Quali caratteristiche deve avere la documentazione che attesta le “Relazioni con il territorio”? Qual è la sua validità temporale? Quando deve essere presentata?
In relazione alla natura e alla validità temporale della documentazione attestante le relazioni con il territorio si specifica quanto segue:
- non è previsto un numero minimo o massimo di accordi attestanti relazioni, ma questi devono essere significativi e devono soddisfare i requisiti generali e aggiuntivi per ambito;
- la documentazione deve riguardare l’ente accreditato nella sua totalità e NON ogni singola sede accreditata;
- la documentazione attestante le relazioni deve essere sottoscritta in data non antecedente i tre anni rispetto alla domanda di accreditamento: deve essere presentata in fase di primo accreditamento e confermata o sostituita ogni anno, in fase di mantenimento dell’accreditamento.
Attraverso quali documenti vanno dimostrate le relazioni con il territorio?
In fase di domanda sarà richiesta la compilazione di un’apposita scheda descrittiva delle relazioni attivate, nella quale andranno indicati i soggetti coinvolti, gli estremi e l’oggetto della relazione. In fase di audit, sarà verificata l’effettiva disponibilità in originale dei documenti di indicati. A titolo esemplificativo, i documenti potranno essere accordi, convenzioni, protocolli, anche per la costituzione di comitati tecnico-scientifici. Tali documenti vanno sottoscritti dal soggetto che richiede l'accreditamento e dai soggetti elencati nella delibera regionale n. 201/2022.
Devono essere dimostrate tutte le collaborazioni oppure ne bastano solo alcune di quelle richieste per ciascun ambito per soddisfare il requisito?
Tutte le relazioni richieste per ambito vanno soddisfatte. Un medesimo accordo (o convenzione o protocollo ecc.) può garantire più relazioni, anche per ambiti diversi.
Le relazioni col territorio devono riguardare tutte le sedi indicate nella domanda di accreditamento?
In fase di audit, ai fini della complessiva valutazione del requisito, si terrà conto anche della copertura di tutti gli ambiti territoriali relativi alle sedi indicate dall’organismo.
Con riferimento alle relazioni con il territorio richieste per l’ambito della Formazione superiore e della Formazione per l’accesso all’occupazione, continua e permanente cosa si intende per “internazionalizzazione del sistema formativo”?
Va dimostrata la presenza di collegamenti stabili e strutturati con soggetti anche extra-nazionali - ad es. enti di formazione, imprese, pubbliche amministrazioni - finalizzati alla definizione o attuazione di progetti in grado di potenziare il carattere transnazionale di elementi qualificanti del sistema formativo. A titolo esemplificativo: diffusione di best practice, collegamenti tra istituzioni pubbliche, reti di enti di formazione, collegamenti con organizzazioni sindacali di lavoratori o datoriali.