In sede di presentazione di una domanda di rimborso, quale documentazione deve essere fornita alla PA in caso di erogazione a distanza delle misure del programma, cioè attraverso l’impiego di una piattaforma informatica?

Ai sensi della DGR 112/2023, l’erogazione a distanza delle misure del programma è ammessa solo in modalità sincrona, cioè in copresenza per videoconferenza, attraverso l’impiego di una piattaforma informatica che renda possibile documentare:

• la data,
• la durata e lo svolgimento delle attività,
• gli identificativi di contatto delle persone intervenute.

Dovranno, pertanto, essere utilizzate piattaforme informatiche che permettano l’estrazione di report che contengano tutte le informazioni sopra indicate ossia: la durata complessiva comprese le eventuali disconnessioni, gli indirizzi e-mail delle persone intervenute (docente/esperto e utente), nonché il richiamo all’attività svolta. Gli stessi report generati dalla piattaforma dovranno essere tenuti agli atti in formato non modificabile (ad esempio in PDF) muniti di timbro e firma o in alternativa di firma elettronica.

Al fine di consentire la verifica dell’identità dell’esperto e dell’utente registrati nei report della piattaforma, l’operatore (esperto) sarà comunque tenuto a registrare nei diari di bordo che lo svolgimento dell’attività ha avuto luogo da remoto, apponendo la propria firma e riportando l’indirizzo e-mail con cui ha effettuato il collegamento, mentre non sarà necessaria alcuna firma da parte dell’utente e sarà necessario riportare solo l’indirizzo e-mail con cui lo stesso si è collegato.

Allo stesso modo, nei registri l’operatore (coordinatore o tutor) dovrà rendere noto che la lezione è avvenuta da remoto, annotando gli indirizzi e-mail delle persone intervenute alla videoconferenza.

È sempre comunque necessario tenere agli atti la documentazione che prova la corrispondenza tra l’identificativo di contatto delle persone intervenute sulla piattaforma e le anagrafiche degli utenti e degli esperti.

Si ricorda che la spesa relativa all’erogazione del servizio da remoto sarà ammissibile previa verifica della reportistica delle piattaforme informatiche utilizzate per un campione del 5% delle ore documentate come indicato sopra.

Si ricorda, inoltre, che secondo quanto previsto dalla DD n. 23125/2023 per le lezioni in cui le presenze sono registrate tramite ROL si ritiene superato il controllo di conformità della reportistica web prodotta in caso di erogazione del servizio formativo in videoconferenza; tuttavia, è opportuno che i report delle connessioni rilasciati dalla piattaforma web utilizzata per lo svolgimento delle lezioni in videoconferenza vengano conservati, a maggior tutela del soggetto attuatore, come da Nota Prot. 1303503.U del 26/11/2024.

La nota è reperibile nella pagina di Gestione e controllo del Programma GOL